Avatar z wiedzą z całego Kongresu!

Poniżej znajdziesz cyfrową emanację Marcina Andrzejewskiego, twórcy relacje.video i pomysłodawcy Cyfrowego Kongresu Sukcesji – „kryzys przywództwa w kulturze”. Porozmawiaj z nim o zagadnieniach poruszanych na Kongresie!

Problem: wiedza, która znika wraz z dyrektorem

Zmiana kierownictwa instytucji kultury to nie zmiana tabliczki na drzwiach. To utrata nieformalnej wiedzy gromadzonej latami: sieci kontaktów z artystami, sponsorami i partnerami, kultury organizacyjnej wypracowywanej przez zespół, know-how operacyjnego, którego nie da się spisać w procedurach.

Marcin Andrzejewski przez lata pracował jako realizator wideo z instytucjami kultury w całej Polsce. Wielokrotnie doświadczał tego samego schematu — zmiana dyrektora oznaczała konieczność budowania relacji od zera.

Zauważałem tę zmianę, która była bardzo powtarzalna i denerwująca — wymianę osób decyzyjnych, osób, z którymi współpracowałem. Za każdym razem trzeba było tłumaczyć od nowa. To była strata czasu dla mnie i duża nerwowość dla osób, które pracują w sektorze kultury.

— Marcin Andrzejewski

Andrzejewski poszukiwał materiałów o sukcesji w sektorze kultury. Okazało się, że takie materiały nie istnieją. Temat był nieobecny w polskim dyskursie o zarządzaniu kulturą — mimo że dotyczył dziesiątek instytucji jednocześnie.

Rozwiązanie: kongres, który tworzy bazę wiedzy

Zespół relacje.video zaprojektował I Cyfrowy Kongres Sukcesji w Kulturze — 5-dniowe wydarzenie online, transmitowane LIVE z nowego kampusu Akademii Muzycznej w Bydgoszczy. 14 paneli eksperckich, 17 panelistów z całej Polski, pełna dokumentacja wideo.

Kongres nie był zaprojektowany pod bieżącą oglądalność. Założeniem było stworzenie bazy wiedzy, która będzie rosła w wartość z czasem — dostępna w formie podcastów, wideocastów, transkrypcji i cyfrowego awatara AI.

Mieliśmy możliwości techniczne, a pojawiły się możliwości z Krajowego Planu Odbudowy. Pomysł został wysoko oceniony i dzięki temu mogliśmy zaprosić osoby eksperckie z całej Polski.

— Marcin Andrzejewski

Nie interesowało nas, czy obejrzy to na żywo 100, 200 czy 1000 osób. Chcemy patrzeć na wskaźniki za rok, nie tu i teraz. Problemem nie jest wytworzenie wiedzy, tylko docieralność.

— Marcin Andrzejewski

Merytoryka: piramida tematyczna

Anna Rudnicka — trenerka sektora kultury, była dyrektorka instytucji kultury, autorka bloga „Kultura na Czasie” — została zaproszona do zaprojektowania warstwy merytorycznej Kongresu. Otrzymała sztywne ramy projektowe wynikające z wniosku o dofinansowanie: 5 dni, 4 dni po 3 panele i 1 dzień z 2 panelami, ustalona liczba prelegentów. W tych ramach miała pełną wolność merytoryczną.

Rudnicka zaprojektowała „piramidę tematyczną” — każdy dzień kongresu ma inny temat przewodni: ludzie i relacje, strategia i przywództwo, idea i dziedzictwo, zaplecze i systemy, promocja i przyszłość. W ramach każdego dnia panele eksplorują różne aspekty tego wątku. Dzięki temu sukcesja — pojęcie szerokie i abstrakcyjne — została rozłożona na konkretne, praktyczne wymiary.

Temat sukcesji jest niewyeksploatowany przez kulturę. Jest bardzo mało materiałów. To, co powstaje teraz na Kongresie, to będzie trzon, z którego inni będą mogli korzystać.

— Anna Rudnicka

Rudnicka wykorzystała sieć kontaktów budowaną latami. Lista 17 ekspertów była pierwszą i ostatnią wersją — nie wymagała zmian. Łączyła perspektywy: duże i małe instytucje, miasta i mniejsze ośrodki, osoby z wypracowanymi procedurami i osoby „walczące z biurokracją”.

Było parę osób, którym nawet nie zdążyłam wyjaśnić, na czym będzie projekt polegał, a one odpowiedziały: Tak, wytłumaczysz mi na miejscu, wchodzimy w to w ciemno, bo ty to proponujesz. Inne stwierdziły: Zazdrościmy, że wy wpadliście na to pierwsi.

— Anna Rudnicka

Mimo formuły 100% online, kongres generował realne relacje. Lokalne instytucje z Bydgoszczy zostały zaproszone na backstage. Paneliści, którzy wcześniej się nie znali, nawiązali współpracę. Rudnicka nazwała to „sukcesem networkingowym wśród panelistów”. Pandemia — paradoksalnie — stała się katalizatorem relacji w kulturze: Rudnicka i Andrzejewski poznali się na konferencji w edycji pandemicznej, kontakt urwał się i odnowił po latach.

Nowa dyrekcja w instytucji: rok adaptacji

Sandra Lewandowska objęła stanowisko w Teatrze Polskim w Bydgoszczy — dużej instytucji produkującej spektakle, festiwal prapremier, cykl Bydgoskich Salonów Poezji i Muzyki oraz wydarzenia edukacyjne. Wcześniej zdobywała doświadczenie w koordynacji pracy artystycznej, produkcji festiwali (m.in. Biennale Sztuki dla Dziecka — program dwuletni) i edukacji teatralnej.

Wejście nowej dyrekcji oznacza zderzenie dwóch rzeczywistości: zastany zespół ma wypracowane schematy działania, a nowa osoba zarządzająca — własne wyobrażenie o funkcjonowaniu instytucji. Lewandowska podkreśla, że kluczowe jest poznanie zespołu — jego umiejętności, oczekiwań, potrzeb każdej osoby. Ten proces trwa.

Żebym bardzo dobrze znała zespół, z którym pracuję — mi jest teraz łatwiej, bo już po roku pracy poznałam ludzi, wiem kto jakie ma umiejętności, możliwości, jakie ma oczekiwania i potrzeby.

— Sandra Lewandowska

Po pierwszej edycji festiwalu realizowanej przez nową dyrekcję zespół przeprowadził ewaluację, która ujawniła problemy. Problemy nie wynikały z braku kompetencji, lecz z niedopasowania oczekiwań nowej dyrekcji do zastanych schematów. Ewaluacja stała się narzędziem do wypracowania nowego systemu organizacyjnego — niekoniecznie idealnego, ale takiego, w którym wszyscy „czują się bezpiecznie w relacjach i komunikowaniu między sobą”.

Lewandowska łączy doświadczenie z trzech obszarów: koordynacja artystyczna (planowanie), produkcja festiwali (zarządzanie projektami) i edukacja teatralna (budowanie relacji). To doświadczenie pedagogiczne okazuje się równie wartościowe w zarządzaniu jak kompetencje organizacyjne — pomaga w tworzeniu zespołów i komunikacji opartej na emocjach. Teatr jest przede wszystkim przestrzenią spotkania i współobecności.

Sukcesja festiwalu: symetryczny model

Dariusz Grodziński — obecnie dyrektor Muzeum Ziemiaństwa w Dobrzycy (zespół pałacowo-parkowy, Pomnik Historii), wcześniej m.in. wiceprezydent Kalisza ds. kultury — przez dekadę prowadził Międzynarodowy Festiwal Pianistów Jazzowych. 10 edycji to ogromny zasób wiedzy: kontakty z artystami, sponsorami, partnerami, know-how organizacyjny, relacje z publicznością.

Grodziński opisał swoją sukcesję festiwalową jednym zdaniem:

Pierwszą edycję wszedłem właściwie na gotową, a tą ostatnią oddałem też na gotowo do zrealizowania mojemu następcy. Sukcesja.

— Dariusz Grodziński

To symetryczny model — nowy dyrektor otrzymuje funkcjonujący mechanizm, tak jak jego poprzednik go kiedyś otrzymał. Kluczowe jest przekazanie „żywego” festiwalu, nie zbioru dokumentów.

W Muzeum Ziemiaństwa Grodziński wdrożył cyfrowe narzędzia: wirtualny przewodnik (awatar), podcasty, wideo — aby dotrzeć do nowych odbiorców, szczególnie młodszych. Cykl „Muzyka trzech wieków” łączy edukację historyczną z muzyką z XVIII, XIX i XX wieku, adresując jednocześnie trzy pokolenia odbiorców. Oranżeria z kondygnacją podziemną — jedyna w promieniu 120 km — stała się przestrzenią łączącą historię z technologią.

Na pytanie o jedną rzecz, która ułatwiłaby organizację wydarzeń, Grodziński odpowiedział wprost: „Podwoiłbym budżet.” Środki finansowe determinują rozmiar, rozmach i oddziaływanie wydarzenia — od nazwisk artystów po zasięg promocji. To realistyczna diagnoza sektora.

Komunikacja i wizerunek: wiele grup, jeden przekaz

Marta Weronika Pawłowska — specjalistka budowania wizerunku, autorka „Zeszytu Wizerunkowego” — odpowiadała za spójność komunikacyjną Kongresu. Wydarzenie wymagało jednoczesnej komunikacji z wieloma grupami: odbiorcami końcowymi (sektor kultury), panelistami, zespołem technicznym, partnerami zewnętrznymi, administracją budynku (Akademia Muzyczna) i ekipami remontowymi pracującymi w budynku podczas kongresu.

Budynek Akademii Muzycznej odcinał zespół od zasięgu telefonicznego i internetowego. Komunikacja odbywała się „jak na podwórku” — bezpośrednio, twarzą w twarz. Wymagało to fizycznej obecności osoby łącznikowej. Tę rolę pełniła Zuza — wolontariuszka z liceum plastycznego, mentee Pawłowskiej z warsztatów wizerunkowych prowadzonych wcześniej w szkole.

Każda osoba, żeby dowieźć nam tematy, potrzebuje mieć zapewnione inne kwestie. Trzeba je zbadać, dowiedzieć się czego potrzebują, i zakomunikować wszystko w przyjemnej atmosferze, z uśmiechem i dobrymi wspomnieniami.»

— Marta Weronika Pawłowska

Pawłowska stosuje autorską metodę budowania wizerunku opartą na pisemnej refleksji. Zeszyt Wizerunkowy zawiera pytania, które pomagają uporządkować tożsamość — kim jesteśmy, co robimy, jaką mamy rolę. Pytania są pozornie łatwe, odpowiedzi trudne. Pisanie ręczne porządkuje myśli. Odpowiedzi ewoluują w czasie — zalecenie: raz do roku wracać do zeszytu i aktualizować. Metoda została przetestowana w pracy z młodymi artystami ze szkoły plastycznej, co doprowadziło do pozyskania wolontariuszki Zuzy do zespołu kongresu — realny efekt mentoringu.

Sama Pawłowska przeszła drogę przebranżowienia: z fotografki do specjalistki PR i wizerunku. „Zawsze fotografując szukałam czegoś więcej” — aparat był narzędziem budowania relacji, nie tylko rejestracji obrazu.

Współpraca z artystami: elastyczność i kompromis

Ola Karowska — animatorka kultury, prowadząca Kongres — wskazała elastyczność myślenia jako kluczową kompetencję w pracy z artystami. Współpracowała z lokalnymi twórcami, w tym z Anią Kluzą (film „Twój Vincent” nominowany do Oskara, „Chłopi”). Doświadczenie z mniejszych ośrodków daje perspektywę, która często umyka dużym instytucjom.

Kompromis jest słowem-kluczem w relacji organizator–artysta. Łączenie założeń programowych z wizją artysty wymaga empatycznej komunikacji: wysłuchanie, wczucie się, zbudowanie zaufania. „Musisz dać trochę siebie artystce/artyście, stworzyć bezpieczną przestrzeń.” Jednocześnie w kwestiach muzycznych obowiązuje zasada „ufaj, ale sprawdzaj” — zasięganie opinii ekspertów.

Karowska zarządzała panelistami podczas Kongresu i prowadziła panele. Jej perfekcjonizm w organizacji — „lubię jak jest kropka nad i, 30 minut przed wejściem jesteśmy po próbie” — przekładał się na komfort uczestników i płynność realizacji. Kontekst Akademii Muzycznej dodawał wartości: „duch tego miejsca, muzyka wypełnia”.

Zaplecze: catering jako element organizacji

Bartosz Wolski (Feliks Bistro) dostarczał catering podczas Kongresu. Jego podejście ilustruje profesjonalizację zaplecza wydarzeń kulturalnych. Przed każdym zamówieniem przeprowadza „wywiad środowiskowy” — zbiera informacje: rodzaj uroczystości, godziny, miejsce, profil gości — i na tej podstawie dopasowuje menu.

Finger food na konferencji, pełne posiłki dla orkiestry dziecięcej. Kwestie żywieniowe: wege/nie-wege, ograniczenia, światopogląd. Jakość rosła: „ludzie lepiej jedzą w domach”, większa samoświadomość żywieniowa wymusza rękodzielnictwo — własne pieczywo, smoothie, kanapki premium.

Feliks Bistro działa na kampusie Akademii Muzycznej i jest otwarte dla wszystkich — nie tylko studentów. Bistro z panoramicznym widokiem na miasto stało się naturalnym zapleczem kongresu, odciążając organizatora od logistyki żywienia.

Wnioski dla sektora

Relacje jako fundament.

Każdy rozmówca — niezależnie od roli — wskazywał relacje jako kluczowy zasób organizacyjny. Relacje buduje się latami, a traci w momencie sukcesji. Ochrona sieci relacji powinna być elementem każdego procesu przekazania władzy w instytucji.

Wiedza ukryta zanika przy zmianie dyrekcji.

Procedury można spisać. Relacji z darczyńcami, kultury organizacyjnej, nieformalnych sieci współpracy — nie. To właśnie ta wiedza zanika przy zmianie kierownictwa. Archiwizacja cyfrowa (nagrania, podcasty, transkrypcje, awatary AI) częściowo rozwiązuje ten problem — ale wymaga świadomej decyzji o jej wdrożeniu.

Ewaluacja, nie rewolucja.

Nowa dyrekcja powinna traktować pierwszy rok jako fazę rozpoznania, nie rewolucji. Ewaluacja pierwszych działań buduje wspólny system z zespołem — nie po to, by szukać winnych, ale by wypracować reguły akceptowane przez wszystkich.

Sztywne ramy nie muszą ograniczać.

Wymogi grantowe (ilość paneli, terminy, wskaźniki) stanowią dyscyplinujący stelaż, jeśli zostawiają wolność merytoryczną kuratorowi. Zaufanie do kuratora i jego sieci kontaktów jest fundamentem jakości programu.

Budżet determinuje zasięg.

Środki finansowe determinują rozmiar, rozmach i oddziaływanie wydarzenia — od nazwisk artystów po zasięg promocji. Granty (jak KPO) umożliwiają realizację projektów wykraczających poza możliwości pojedynczej instytucji.

Technologia jako archiwum.

Nagrania, podcasty, transkrypcje, awatary AI — to narzędzia archiwizacji wiedzy instytucjonalnej, nie tylko narzędzia promocji. Kongres sam w sobie jest dowodem: materiały wideo będą pracować na rzecz sektora latami po zakończeniu wydarzenia.