Obejrzyj na YouTube!
Posłuchaj podcastu:
Opis odcinka
Dowiedz się, jak działa Dział Artystyczny Gdańskiego Archipelagu Kultury i czym naprawdę jest codzienność organizatorów wydarzeń kulturalnych. Sara Warzyńska i Piotr Nowak zdradzają kulisy współpracy z artystami, zarządzania ryzykiem i budżetem w kulturze. W tym odcinku: Jak powstają autorskie wydarzenia oraz czego oczekuje lokalna społeczność. Praktyczne podejście do budżetu, promocji i mierzenia efektów wydarzeń. Zarządzanie ryzykiem w plenerach i podczas współpracy z artystami. Współpraca z menadżerami i elastyczność w negocjacjach. Działania na rzecz dostępności i inkluzywności podczas wydarzeń kulturalnych.
Sfinansowane przez Unię Europejską NextGenerationEU.
relacje.video AI Network
Wieloinstytucjonalna Platforma Kompetencji Kultury
relacje.video AI Network
Wieloinstytucjonalna Platforma Kompetencji Kultury
Transkrypcja
Sara Warzyńska:
mały szczegół, mała tajemnica, to wcale nie jest takie częste, że my z menadżerami się dogadujemy. Bardzo często jest tak, że rozmawiamy od razu z, wiesz, z osobami artystycznymi, no bo oni też często nie mają kasy albo nie chcą wydawać kasy na menadżerów.
Marcin Andrzejewski:
Piotr Nowak, Sara Warzyńska. GAK, czyli Gdański Archipelag Kultury i przedstawiciele tego działu, w którym dzieje się ferment. Dział artystyczny. Artyści z Was?
Sara Warzyńska:
W pewnym sensie myślę, że tak. Aczkolwiek ja na pewno nie z wykształcenia.
Marcin Andrzejewski:
Ale tworzycie rzeczy, które z artyzmem mają wiele wspólnego, bo albo wymyślacie je sami, co też jest procesem twórczym, albo robicie takie wydarzenia, gdzie artyści mogą prezentować swoją sztukę i swoje dokonania.
Sara Warzyńska:
My jesteśmy tym łącznikiem, który próbuje połączyć tę sztukę i tę ideę, ten zamysł z tym, żeby to się zrealizowało i wydarzyło, i żeby to można było pokazać szerszej publiczności.
Piotr Nowak:
Można powiedzieć, że już tacy metaartyści, bo to jest sztuka zarządzania tymi koncepcjami, planami artystycznymi.
Marcin Andrzejewski:
Ja nie wiem, czy jesteście takim punktem pośrednim, czy wy nie jesteście jednak tym miejscem, gdzie to się wszystko zaczyna trochę i tworzy.
Sara Warzyńska:
Wiesz, jak artysta nie wymyśli i nie będzie miał swojego pomysłu, to my bez tego nic nie zrobimy. Wtedy się nie połączymy i nie zaprosimy go do tego, żeby coś zagrał, przedstawił, zaprezentował swoje prace.
Marcin Andrzejewski:
No tak, ale to w takim przypadku jak działać, gdybyście działali jako, znaczy ten fragment działania wasz, mówię wasz jako archipelagu, ten impresaryjny. Ale przecież też tą kulturę tworzycie. Te wydarzenia, które są wasze, które są autorskie, z których no też jakby nie patrzeć słyniecie i też budujecie markę instytucji za pomocą tych wydarzeń, no to nie wzięły się znikąd.
Piotr Nowak:
Tak, no to w takich wypadkach też mamy jakichś zaprzyjaźnionych artystów, którym na przykład mówimy słuchaj, pomysł jest taki, chcielibyśmy żeby to wyglądało tak, no a później jest już wkład tych osób artystycznych, które się zajmują daną dziedziną, czyli czasem impresaryjnie, czasem z pomysłem wychodzimy.
Marcin Andrzejewski:
I od czego się to zaczyna? Jest burza mózgów u Was? Na przykład jest zamysł jakiś tematyczny, no wiadomo, że nie artystyczny, ale jakiś tematyczny, który odpowiada na potrzebę społeczną albo odpowiada po prostu Waszym wyobrażeniom? Czy dostajecie informację z zewnątrz, że słuchajcie, warto byłoby zrobić coś takiego? Albo artysta zgłasza się i mówi, mam taki projekt fantastyczny, najlepszy na świecie, sam nad nim pracowałem przez trzy ostatnie lata, zróbmy to razem.
Sara Warzyńska:
Myślę, że na wszystkie twoje pytania odpowiedź brzmi tak. Tak, zgadza się, no bo różnie, różnie to bywa. Jeżeli np. ja mogę tak najbardziej teraz w temacie festiwalu FETA powiedzieć, no to od 2025 roku pracujemy w takiej formule, że mamy osobę, która programuje festiwal, więc ona wymyśla jakąś główną ideę. jest to Monika Kozłowska obecnie, jakiś motyw przewodni i wówczas szuka spektakli i przedstawień akcji performatywnych pod temat główny, który ją jakoś tam zainspirował. I on też jest przemyślanym takim tematem trochę właśnie społecznie, tym co się dzieje na świecie, więc to jest trochę szukanie pod temat, a trochę też łapanie z tego co artyści proponują na przykład obecnie, jaki jest jakiś taki główny powiedzmy, no nie trend, ale jakiś taki nurt, który się wyłania z tych ich prac. żeby to sobie zaadaptować pod większe na przykład wydarzenia. Ale no Piotra to też tak jest w zależności od projektów.
Piotr Nowak:
U nas w dziale artystycznym również trzy wymienione sposoby mogą zaistnieć. Często jest tak, że po prostu jakaś osoba z działu mówi słuchajcie mam pomysł. Co o nim sądzicie? Zwłaszcza w przypadku jakichś nowych pomysłów takich, których wcześniej nie robiliśmy. No i wtedy następuje właśnie jakaś taka burza mózgów, pomysły, to OK, to coś trzeba zmienić i gdzieś tam ta koncepcja wspólnymi siłami się rodzi. Czasem jest tak, że rzeczywiście ktoś gdzieś widział artystę, którego warto by było w jakimś cyklu, w jakimś wydarzeniu pokazać. no to wtedy jest już zainspirowane twórczością danej osoby artystycznej. Czasem jest tak, że ktoś się zgłosi już z jakimś konkretnym pomysłem i wtedy po prostu dobieramy do naszych możliwości to, jak możemy go zrealizować.
Sara Warzyńska:
Też czasami udaje się jakby połączyć, że jest jakaś większa impreza, która zakłada, że będzie koncert, jakieś tam warsztaty. I wtedy wiemy, że jakiś artysta się do nas zgłaszał, zapisujemy go sobie w odpowiednim folderze i wtedy się do niego odzywamy i wykorzystujemy tę znajomość i współpracujemy przy konkretnej już działalności, wydarzeniu.
Piotr Nowak:
No i też u nas często jest, zwłaszcza przy takich jakichś mniejszych, jednorazowych wydarzeniach, nie w cyklu i takich zaplanowanych rok wcześniej, współpraca z osobami, które są menadżerami, menadżerkami w danych miejscach. Są jednocześnie liderami, liderkami społeczności lokalnych, więc też najwięcej wiedzą o potrzebach danej dzielnicy. O tym, jakie osoby przychodzą do danego domu kultury i czego tak naprawdę potrzebują. i wtedy staramy się na te potrzeby jakoś odpowiedzieć. To znaczy w dzielnicy, w której mamy bardzo duży procent seniorów, generalnie będziemy się starać dobierać program raczej pod seniorów, czyli nie będzie to coś takiego super nowatorskiego, bardzo młodzieżowego. Natomiast w dzielnicy jakiejś, gdzie mieszka bardzo dużo studentów, no to od razu ten program będzie inaczej trochę dopasowany.
Sara Warzyńska:
Przy seniorach się na przykład sprawdzają jakieś takie warsztaty, spotkania w ciągu dnia rękodzielnicze, że jakby oni po prostu sobie się mogą spotkać, coś tam sobie posiedzieć, pogadać, przy okazji coś wyszyją i to się wydaje takie dosyć łatwe i stereotypowe, ale to się sprawdza, więc nie zamykamy się. się na to i przy seniorach też wydaje mi się, że się sprawdzają koncerty, nie? I gdzieś tam trochę takiej muzyki poważnej, ale takiej poważno popularnej bym powiedziała, to na pewno do nich trafia i ich interesuje.
Piotr Nowak:
No właśnie w lato tutaj w Oruni, bo też w Oruni sporo seniorów jest, a dla nich Gdańsk to już odległe miasto, więc tutaj raczej lokalnie przychodzą na wydarzenia. I w lato w amfiteatrze, i nie tylko w amfiteatrze, bo w przestrzeni parku, staramy się pokazywać muzykę różnorodną, żeby przyciągnąć też właśnie inne osoby młode. W tym roku było kilka takich projektów, które ściągnęło publiczność, której wcześniej nie było tutaj w tym parku. Ale też właśnie takie bardziej skierowane pod seniorów muzyka filmowa. Kiedyś właśnie przed jednym z takich koncertów stałem akurat przed sceną muzyczną i starszy pan przechodził, przeczytał sobie harmonogram i się ucieszył, że za tydzień będzie grehuta. Przyciągnie wszystkich swoich znajomych, bo uwielbiają grehutę. Także w ten sposób też można działać, czyli po prostu słuchać co ludzie mówią o naszych wydarzeniach.
Marcin Andrzejewski:
Właśnie. Miałem o to dopytać, ale tak pięknie rozwinęliście, że właściwie prawie wszystko zostało powiedziane. Bo w pierwszym wywiadzie, który dzisiaj żeśmy robili z panią dyrektor, ona też bardzo mocno podkreślała, że to nie jest tak, że ten proces twórczy kończy się na tym, kiedy ktoś wytworzy pomysł. Tylko ten pomysł się zderza z rzeczywistością i zderza się to, o czym Ty wspomniałeś, z potrzebami mieszkańców. Bo my możemy robić sobie wydarzenia, które nas bawią, ale wtedy przychodzimy na nie tylko my i być może ktoś jeszcze, jak mamy szczęście. Czy Wy to jakoś mierzycie? Czy Wy bazujecie na jakichś doświadczeniach? Wspomniałeś już o tym, że rozmawiacie z ludźmi na wydarzeniach, które się dzieją wcześniej. Jak się dociera do zainteresowanych osób? Jak pozyskać te nowe osoby? No bo czasami to jest łódź szczęścia. tak jak tutaj w tym przypadku i fantastycznie, że mieliście okazję, żeby na ten utrzęsie odpowiedzieć, bo byliście przygotowani, na przykład, ale czy macie jakieś systemowe rozwiązania, albo pracujecie jakąś metodologią, żeby te informacje pozyskać, żeby wiedzieć, co w trawie piszczy, nie robić tylko i wyłącznie rzeczy, które są dla siebie.
Piotr Nowak:
Po pierwsze doświadczenie, to znaczy jeśli już robiliśmy jakieś wydarzenia w danym stylu i był bardzo duży odzew, no więc mamy jakąś odpowiedź, że ludzie chcieli przyjść i są zadowoleni z takiego wydarzenia. Warto kontynuować, często też pojawiają się komentarze, wspaniałe wydarzenie, kiedy następne? To jest jakiś drogowskaz, że w dobrą stronę idziemy. Natomiast jeśli chcemy wprowadzić coś nowego, Wtedy najlepiej sprawdza się jakieś wydarzenie takie pilotażowe na trochę mniejszą skalę, ale prezentujące dany na przykład styl czy obszar. I wtedy możemy zbadać poprzez to ile osób przyszło, poprzez to jak się na ten temat wypowiadają. No i tutaj znowu do pomocy przychodzą menadżerowie, menadżerki miejsc, które często osoby robią takie spotkania. dają osobom, które przyjdą karteczki, albo tablice i tam te osoby zapisują, co by np. chciały w dzielnicy. I to też gdzieś tam się pojawiają więcej muzyki poważnej, albo więcej muzyki elektronicznej. I jakoś gdzieś tam można sobie wtedy to włączyć w te plany.
Sara Warzyńska:
Ja też np. jak już kojarzę czasami jakąś grupę osób, która przychodzi do jednego miejsca i to się już powtarzają te twarze, to też staram się np. wyłapywać nowe twarze podczas wydarzeń i po prostu po ludzku podchodzę i pytam, a skąd się ktoś dowiedział o tym wydarzeniu i że dlaczego na to przyszedł. interesuje go jeszcze coś innego, czy coś podobnego. Też zdarzyło mi się prowadzić cykl warsztatów, znaczy ja nie prowadziłam, ale organizowałam. I też było tak, że po prostu przychodziły kilka osób tych samych na kilka warsztatów. I ich po prostu zagadywałam, co by jeszcze ich interesowało, co jeszcze można by im zaproponować, czy iść bardziej w tę stronę, czy w drugą. Zwykła, prosta po prostu rozmowa i też wyłapywanie tych nowych osób i takie przywitanie ich w instytucji i pokazanie tej ludzkiej twarzy bardzo się dobrze sprawdza, myślę.
Piotr Nowak:
No i też trzeba pamiętać o tym, że łatwiej się robi wydarzenia, które są jakąś kontynuacją, czegoś do czego odbiorcy są przyzwyczajeni, wiedzą, że zawsze tego dnia, co tydzień, co dwa tygodnie dzieje się coś. Wtedy można też mierzyć, czy spada uczestnictwo, czy rośnie, czy jest stałe. Trudniej jest, jeżeli się robi coś nowego i wtedy trzeba pamiętać o tym, żeby się nie zrażać od razu, jak przyjdzie pięć osób na pierwsze takie wydarzenie. Bo po prostu jeszcze to się nie rozeszło i być może za kolejnymi będzie coraz więcej osób i wtedy dopiero będzie widać wskaźnik rosnący.
Sara Warzyńska:
Ja też myślę, że na przykład ważne jest jak się prowadzi jakiś cykl, koncertów, warsztatów, jakby obojętne to jest, żeby trochę też nie popaść w to, że znamy to wydarzenie i je po prostu odbębnimy, zrobimy je tak samo, bo przecież robimy je tak samo od dwóch lat. Tylko żeby czasem się też zatrzymać i pomyśleć o tym, dobra, teraz zrobiliśmy to tak przez ostatnie pięć tam edycji powiedzmy, to czy możemy coś zmienić, jakby czy da się coś wprowadzić nowego, innego, coś odjąć, coś dodać, więc też taka wewnętrzna ewaluacja nawet nie pod takim względem organizacyjnym czy logistycznym, ale pod takim względem merytorycznym też jest fajna, żeby nawet jeżeli mamy jakiś stary pomysł, który się bardzo dobrze sprawdza, żeby go troszeczkę odświeżyć.
Marcin Andrzejewski:
Czy w momencie, kiedy robisz takie wydarzenie pilotażowe, jak to powiedziałeś, czyli zaczynacie jakąś ideę, wychodzicie z jakąś ideą? Jak tam są rozłożone wagi budżetu? No bo w biznesie to jest tak, że jeżeli robisz jakieś badania rynku albo badania fokusowe, no to tam tych pieniędzy na promocję, reklamę czy zwiększenie ekspozycji, może tak to nazwijmy, no one są większe. W kulturze pracujemy w takich sytuacjach i w takich budżetach, jakie są. I zastanawiam się, czy jest na to jakiś złoty środek, żebyśmy nie dostali na przykład komunikatu, że zrobisz fajne wydarzenie, albo godne wydarzenie i przyjdzie na to pięć osób. Teraz jak to zmierzyć, czy tam była na przykład większa promocja zrobiona, większa docieralność, informacja o tym wydarzeniu i pomimo tego przyszło pięć osób. Czy to wydarzenie było propagowane tak jak zwykle, czyli od razu startuje z gorszej pozycji, no bo nie ma jeszcze swojej marki, jest pierwszą rzeczą i testujesz i okazuje się nagle, że te pięć osób to jest całkiem fajny wynik, bo tak na to liczyliśmy albo tak planowaliśmy. Czy wy też nad tym jakoś pracujecie? Czy budżetowanie to jest rzecz, która jest narzucona z góry?
Piotr Nowak:
No nie, budżetowaniem się akurat zajmujemy i jeżeli jest to konieczne, to na przykład zwiększamy nakład na promocję właśnie takich wydarzeń, które widzimy, że gdzieś tam nikną. To znaczy, że przychodzą osoby, są zadowolone, ale nadal przychodzi mało. To znaczy, że chyba jednak kwestia reklamy i przy następnych wydarzeniach to widać, jeśli przychodzi więcej. Sukces jest wtedy, kiedy na jakimś wydarzeniu, mówię cały czas o takich, gdzie są już w jakimś takim cyklu. Nawet pilotażowym, ale w cyklu. gdzie osoby na którymś wydarzeniu już rozmawiają o tym następnym. To wtedy już jest sukces promocyjny, bo to znaczy, że to już gdzieś tam w pamięci zapada, już ludzie będą wyczekiwać. Tutaj też jest ważne to, żeby te wydarzenia promocyjnie do siebie nawiązywały, kolorystycznie, stylistycznie, żeby też ludzie mieli wrażenie, że to jest kontynuacja czegoś, a nie zupełnie co innego.
Sara Warzyńska:
Ja przynajmniej zawsze zwracałam uwagę przy cyklach właśnie, żeby mieć fotorelacje z poprzedniego wydarzenia, bo to jeżeli wydarzenie wyglądało fajnie i było atrakcyjne, no to zawsze można sobie podbić tą fotorelacją wrzucając np. na jakieś tam media społecznościowe. że hej, ostatnim razem było tak, teraz sprawdźcie jak będzie. Mamy nadzieję, że będzie równie dobrze, ale są też takie, powiedziałabym, środki promocji bezkosztowe, w cudzysłów mogę to wziąć, bo jakby jest to oczywiście zawsze nasza praca przy biurku tak naprawdę, ale tutaj nie wchodzi na przykład w grę, wiesz, wydrukowanie tysiąca plakatów i zaplakatowanie całego miasta. ale przemyślenie o tym, jak coś opisać, żeby to było atrakcyjne i na przykład wrzucenie tego… na jakieś grupy facebookowe powiedzmy, jakieś takie osiedlowe albo tematyczne, gdzie ktoś się interesuje jakimś kinem, rękodziełem, literaturą i po prostu tam wrzucamy takie informacje. Dla nas nie jest to duży koszt finansowy, a bardziej taki powiedzmy energetyczny i merytoryczny. I to też się sprawdza, szczególnie właśnie myślę przy tych takich nowych wydarzeniach, bo to jest też szansa dla nas, żeby dotrzeć do nowych, kolejnych osób, ale ja też widzę taką zmianę na przestrzeni kilku ostatnich lat, że coraz więcej też inwestujemy i wrzucamy pieniędzy w promocje, bo umówmy się, to też nie jest promocja tylko jednego wydarzenia, ale też całej instytucji i jakby tego, że robimy fajne rzeczy, różnorodne rzeczy dla różnych grup wiekowych, społecznych. więc ważne jest, żeby każdym wydarzeniem się zająć dobrze. Oczywiście mamy jakieś różne kanały wypracowane, plakaty, ulotki, właśnie gdzieś tam te reklamy w mediach społecznościowych płatne i niepłatne, ale no staramy się jakoś tak w różnych kanałach to promować. Są też stałe jakieś takie nasze elementy, których zawsze się trzymamy, informacja na stronie internetowej, informacja na takich portalach tutaj tam gdańsk.pl, trójmiasto.pl, bo to są miejsca, w których ludzie sprawdzają informację, szukają, czasem szukają informacji o tym, czy są korki na spacerowej, a czasem o tym właśnie, czy jest jakieś wydarzenie i czy jest bezpłatne, czy jest płatne dla dzieci i dla dorosłych. Mamy pewne stałe kanały, ale też szukamy takich specjalistycznych, no nie powiedziałabym, takich spercyzowanych.
Piotr Nowak:
Tu z jednej strony te kanały internetowe, z drugiej strony też pamiętamy, że jest spora grupa osób rzadziej korzystająca z takich internetowych przekazów, więc bardzo sprawdzają się harmonogramy działań i takie wyszczególnione wszystkie wydarzenia na przykład na dany tydzień, albo jeszcze większe, że na cały cykl, bo po prostu dużo osób przychodzi pod dane miejsce, dany dom kultury. i patrzy na tablicę informacyjną, co tam się dzieje w najbliższym czasie. Warto też pamiętać o tym, żeby to były materiały dostosowane dobrze do dostępności, do osób niedowidzących, słabiej widzących, żeby to było zgodne z easy to read, odpowiednią czcionką i to wtedy ułatwia komunikację i ułatwia też przyciągnięcie tego odbiorcy, bo jeśli ktoś nie może przeczytać, to rezygnuje z czytania.
Sara Warzyńska:
Wiem co jeszcze, ja jeszcze wykorzystuję często Mamy takie cykle kino w blokowisku, to jest taki cykl filmów plenerowych. I na przykład to się cieszy dużą popularnością i wśród lokalnej społeczności, ale wśród też takiej gdańskiej, bo to są plenerówki we wrześniu. I wiadomo, ludzie się zbierają, tak jak do kina. Przychodzą sobie wcześniej, jeżeli jest ładna pogoda, siedzą sobie te pół godziny, nawet często wcześniej, żeby zająć dobre miejsce na filmie. No więc ja też po prostu przygotowuję plansze, na których wypisuję jakie są kolejne filmy, na które zapraszamy, ale też np. jakieś inne wydarzenia naszej instytucji, które mogą zainteresować osoby i oni mimowolnie siedzą, gadają, czekają na film, ale gdzieś tam kątem oka, że jeszcze coś tam na nich czeka, więc to są też takie sposoby, nie?
Marcin Andrzejewski:
No, upselling, cross-selling, tak trzeba to robić. Wspomnieliście też, że Wy się zajmujecie budżetowaniem. Czy jest szansa, że podzielicie się z nami taką tajemnicą? Jaki jest próg mniej więcej, ile procent jest przeznaczanych na promocje i tego typu działania informacyjne w skali całego budżetu. Macie ustalone, że zaczynacie od 10% i potem oczywiście korygujecie to w zależności od specyfiki wydarzenia, marki, jego świadomości itd. Czy to jest zawsze indywidualnie robione per wydarzenia?
Piotr Nowak:
Może nie tyle per wydarzenie, co per rodzaj wydarzenia bardziej. I ten procent będzie mniejszy, jeśli są to jakieś działania takie mniejsze, bardziej lokalne, w związku z tym, że jednak kierujemy się do tych osób blisko mieszkających, przechodzących, często nie plakatujemy, jak Sara mówiła, całego miasta od razu. Natomiast procent będzie większy, jeśli robimy jakieś wydarzenie takie ogólnodostępne, większe, jakiś kilkudniowy festiwal, czy cykl koncertów, to wtedy zdecydowanie będzie więcej. Jeszcze też jest ważne to, czy będzie impreza biletowana, czy nie biletowana. Jeśli biletowana, no to najważniejsze jest to, żeby promocja w biletach na pewno się zwróciła. Oczywiście jest jeszcze lepiej, jeśli zwróci się część kosztów organizacyjnych, ale absolutnie klęską jest, jeśli promocja wyniosła więcej niż wpływ z biletów. To jest klęska.
Sara Warzyńska:
No, ja też na podstawie na przykład Fety, bo to jest duży budżet, więc to jest też tak, że ja mam zawsze trochę większy budżet na promocję, większe pole do popisu, ale no też dlatego, że to jest duża impreza taka flagowa naszej instytucji Gdańska. Po podliczeniu na przykład budżetu 2025, wyszło mi, że promocja to faktycznie było te, dziesięć, powiedzmy piętnaście procent, doliczając też produkcję gadżetów, bo też na akurat na festiwal produkujemy dużo gadżetów z brandem Fety, więc to jest taki dziesięć, piętnaście procent i ja myślę, że zresztą tak się też mówi, że te dziesięć, dwadzieścia procent to powinna być ta promocja i tu się też zgadzam z Piotrem, że to zależy od rodzaju wydarzenia. Ale te 10% dobrze jest mieć tak.
Piotr Nowak:
Są wydarzenia typu wystawa Vernissage, gdzie w zasadzie promocja jest głównym kosztem wtedy. Oprócz jakichś tam organizacyjnych kosztów, no to przede wszystkim chodzi o wypromowanie. No i to jest też rozciągnięte w czasie, żeby wystawa jest dostępna półtora miesiąca, miesiąc, dwa. I przez cały czas gdzieś tam ta reklama internetowa jest. Też jeżeli plakatujemy to najczęściej we wszystkich miejscach. W miejscu, w którym odbywa się wystawa. Trochę więcej tych plakatów, żeby było widoczne. Natomiast tutaj jest koszt wynajmu, który w pełni pokrywamy my. Osoby artystyczne nie płacą za wynajem. Więc koszt jest, tylko on nie jest zbudżetowany. To jest taki barter. A gotówkowo, no promocja jednak jest najwięcej wtedy.
Sara Warzyńska:
Ale też w sumie przy wystawach to są czasem takie dwie pieczenia na jednym ogniu, no bo przy wystawach też często są produkowane jakieś takie małe folderki, opisy wystawy. Kiedyś też robiliśmy takie pocztówki z przedrukiem jakiejś pracy, gdzie na drugiej stronie było napisane data wydarzenia, miejsce, od kiedy do kiedy artysta, nazwa wystawy. Więc wiesz, to jest też taki gadżet promocyjny, który mimo wszystko zawsze będzie w miejscu wystawy, na wernisażu. Ludzie sobie mogą to wziąć jako pamiątkę. Pamiątka też dla osoby artystycznej. Ale my też mamy szansę to gdzieś tam dystrybuować w knajpach, w jakichś punktach informacji, w jakichś takich zaprzyjaźnionych miejscach. Więc bym powiedziała, że mamy i taki produkt do do wystawy, do wydarzenia, ale też taki produkt promocyjny.
Marcin Andrzejewski:
Dwie pieczenie na jednym ogniu.
Piotr Nowak:
No, na przykład teraz tutaj w galerii na Dworcowej 9, gdzie się znajdujemy, jest wystawa wernisaż, był w zeszłym tygodniu, tam właśnie leżą takie folderki, więc można sobie później obejrzeć, zobaczyć.
Marcin Andrzejewski:
To jest w ogóle cudowne miejsce. Przyjechaliśmy wczoraj, to jest, chyba była stacja, nie? Kolejowa, albo coś takiego.
Sara Warzyńska:
Tak, do tej pory niektórzy się myli. I pytają o bilety.
Marcin Andrzejewski:
Tak, nas też pytano i staliśmy tutaj razem z kolegami, których teraz nie widać, stoją za kamerami. i ustaliśmy, że nie ma bardziej męskiego zajęcia niż patrzenie na pociągi. To jest cudowne miejsce do tego, żeby po prostu odpłynąć.
Sara Warzyńska:
Tak, można się zapatrzyć.
Marcin Andrzejewski:
Super rzecz. Ja tak podpytuję o te procenty na promocję, bo zdarzało mi się, słuchajcie, oglądać festiwale międzynarodowe o rangi międzynarodowej, o budżecie, niewielkim w perspektywie na przykład Fety, bo tam było na przykład 150 tysięcy złotych, gdzie karnet na to wydarzenie kosztował 300-380 zł i na promocję budżet wynosił 500 zł. I zastanawiano się, dlaczego nie sprzedają biletów. O co chodzi? Więc te 10-15% chcę, żeby to wybrzmiało. Ekstrawagancja to nie jest wyrzucanie pieniędzy w błoto, ani ich przepalanie, tylko bez tego się po prostu…
Sara Warzyńska:
Ja bym, wiesz, też szczerze powiedziawszy chętnie przeznaczyła większą kwotę, bo wiem, że jeszcze można więcej i jakby ja też lubię trochę się w tych promocyjnych tematach zagłębiać. Ale nie oszukujmy się, budżet jest jeden i ja go dzielę na cząstki pod tytułem honoraria dla artystów, produkcja, technika, światła, te wszystkie rzeczy, rzeczy pod tytułem sanitariaty, infrastruktura, wynajem namiotów, to czego generalnie nie widać, ale jest potrzebne przy festiwalu i promocja. Bardzo chętnie bym wrzuciła więcej w promocję, ale najczęściej to się dzieje po prostu tak, albo wrzucę więcej w promocję, albo zaproszę jeszcze jeden teatr na Fete.
Marcin Andrzejewski:
No to zawsze jest ważenie.
Sara Warzyńska:
Gdzieś tam zawsze wychodzi, że jednak pójdźmy w tę merytorykę, damy radę promocyjnie, może jakimiś innymi jeszcze środkami, kanałami sobie poradzić, ale mam na uwadze to, że jest to ważne, tak jak też w przyszłości podkreśliłam na początku wypowiedzi, że to jest promocja i wydarzeń, ale też instytucji, no i to o tym trzeba pamiętać.
Piotr Nowak:
Bezwzględnie.
Marcin Andrzejewski:
To jest promocja, która pracuje dłużej, bo nawet jeżeli wydarzenie jest cykliczne, to ciężko jest utrzymywać uwagę widza cały czas. A promocja, która ma na celu podbicie instytucji i jej wizerunku, to pracuje cały czas, bo to jest rzecz, która jest powtarzalna przez cały czas. 10% to minimum. Niech to wybrzmi. Wy też macie zupełnie inne perspektywy, bo zajmujesz się dużym wydarzeniem. Ty masz perspektywę mniejszych, ale cyklicznych wydarzeń. Macie zupełnie inne wyzwania. Innym wyzwaniem jest zrobienie dużego wydarzenia, na który masz czas, żeby się przygotować. A co innego jest odpowiadanie na bieżące potrzeby odbiorców, co jakby implikuje to, że tych wydarzeń jest więcej. Więc częstotliwość jest twoim przyjacielem i podejrzewam, że także niedoczas, czyli słowo klucz w kulturze. Jak sobie z tym radzicie? Te dwie różne perspektywy. współpracujecie razem, współpracujecie razem i to jest jedna instytucja jakby nie patrzeć, a zupełnie inne podejścia, zupełnie inne metodyki, zupełnie inne perspektywy pracy.
Piotr Nowak:
Akurat u mnie w dziale są takie mniejsze wydarzenia, czasem ad-hocowe, np. potrzebne do zorganizowania święta dzielnicy, święta ulicy, bo też tutaj mamy takie różne współprace z radami dzielnic. Oprócz tego są też takie większe wydarzenia, nie aż tak duże jak FETA. Ale też takie większe, m.in. Wilno w Gdańsku, Teatr Leśny, czy właśnie tutaj Amfiteatr, które są trochę rozciągnięte w czasie. Tutaj właśnie trzeba bardzo mocno grać tym wyprzedzeniem. Czyli pół roku to jest absolutne minimum przy planowaniu czegoś takiego większego. Cykliczność ma to do siebie, że trzeba bardzo dużą uwagę zwracać na daty. i pokrywanie się różnych innych wydarzeń, bo wiadomo, nie jesteśmy jedynymi osobami, które coś organizują, zwłaszcza w Gdańsku, gdzie całkiem sporo się dzieje, zwłaszcza w sezonie. I trzeba brać pod uwagę to, żeby imprezy się po prostu nie zjadały. Jeśli chcemy zrobić coś dużego w momencie, kiedy dzieje się jakiś inny festiwal, a jest związane tematycznie, no to musimy się liczyć z tym, że część osób wybierze Ten inny festiwal. Dlatego też te daty są ważne. Ważne jest ustalenie ich wcześniej i zakomunikowanie ich wcześniej, bo też tutaj trafiamy w odbiorcę, który jak najpierw zobaczy nas, no to prędzej przyjdzie na to, nawet jeśli coś tam później mu się pojawi, albo przynajmniej będzie się nad tym bardziej zastanawiał. To samo w przypadku takich pojedynczych wydarzeń, o ile one nie są właśnie we współpracy z Radą Dzielnicy, która ma konkretny termin i właśnie wtedy chce, no to dalej jest zwracanie uwagi na daty i na to, żebyśmy nie zrobili na przykład trzech wydarzeń w jednym miesiącu, a później przez trzy miesiące żadnego, a później znowu jedno. Tylko jakoś to wcześniej sobie rozplanować właśnie w miarę cyklicznie dopasowane, czyli raz w czwartki albo raz w miesiącu w czwartki.
Marcin Andrzejewski:
Kalendarz, harmonogram, współpraca z innymi instytucjami, tak jak powiedziałeś, macie to szczęście, w nieszczęściu i klęskę urodzaju, że w Gdańsku faktycznie wiele się dzieje. Jak wygląda taka współpraca, chociażby wymiana informacji między instytucjami, żeby sobie nie wchodzić w paradę, to się nigdy nie da.
Piotr Nowak:
W dużej części to jest po prostu samemu wyszukiwanie już ogłoszonych terminów większych imprez. Właśnie te większe najczęściej są w podobnych terminach, więc można to jakoś tam oszacować. Wiemy, że to będzie ostatni weekend sierpnia, czy tam środek sierpnia. Czasem się nie uniknie tego, że po prostu już nie mamy kiedy zrobić tego wydarzenia, a akurat coś tam wtedy się dzieje. Czasem jest nie do uniknięcia, ale generalnie tak. Planowanie, wyszukiwanie tych informacji, czasem jeżeli mamy jakieś bliższe relacje z jakąś instytucją, czy z organizatorem jakiejś imprezy, to można wcześniej napisać, hej w przyszłym roku jak planujecie to i tamto. Bo my chcielibyśmy zrobić też dużą imprezę i nie chcemy, żeby było w ten sam weekend. Albo powiedzmy, że czy robicie w piątek, czy w sobotę, my zrobimy w drugi dzień.
Sara Warzyńska:
Ale to jest bardzo ważne, żeby też po prostu… szukać, jakby to jest też nasza praca, nie, że siedzimy przy komputerze i też przeglądamy kalendarze innych instytucji, planując wydarzenia, no i tak jak Piotr powiedział, czasami niestety my szybciej coś ogłosimy, potem ktoś ogłosi coś innego też atrakcyjnego, czy podobnego w ogóle w podobnym temacie, no i to albo ryzykujesz i jakby zostawiasz swój pierwotny plan, albo jeżeli faktycznie się udało jakoś wcześniej dowiedzieć, no to zmieniamy, ale czasem się niestety nie dam. Ja miałam taką sytuację kiedyś, że dziewczyna wydawała książkę o fotografii i stwierdziłam super, będzie premierowo, u nas sobie wystąpi, zaproszę ją, już nawet znalazłam idealną datę, miejsce i wszystko. No i ona mi odpisała, lojalnie mi odpisała, że pasuje jej ten dzień i Gdańsk jej pasuje, bo następnego dnia też będzie miała spotkanie autorskie w innej gdańskiej instytucji. I ja po prostu stwierdziłam, że nie podejmę tego ryzyka i odpuściłam temat. No bo też właśnie bez sensu, dobrze mieć tę współpracę pomiędzy instytucjami, bez sensu też siebie zżerać tak na siłę. Ale ja jeszcze do tego harmonogramu bym wróciła, że Piotr pracuje faktycznie gdzieś tam na bieżąco przy tych nazwijmy to mniejszych wydarzeniach, chociaż koncert nawet jednorazowy też nie zawsze jest mniejszym wydarzeniem. No to u mnie na przykład są takie okresy kulminacji pracy, Ja taki gorący, gorący czas, no to mam od stycznia do lipca, bo w lipcu się odbywa festiwal. Ja mam też, jestem odpowiedzialna za podpisywanie kontraktów z teatrami. Więc jest taki moment, że mam taki miesiąc do dwóch, że rozmawiam z teatrami, Ustalam wszystkie szczegóły, kiedy kto przyjeżdża, o której i tak dalej. Ile osób, czy ktoś przyjeżdża później, wcześniej, czy grupa przylatuje razem. Podpisuję te kontrakty i to są takie dwa miesiące bardzo intensywnej pracy nad kontraktami. Ustalanie szczegółów, też oczywiście kto, ile się zgadza na nagrywanie, czy ktoś się nie zgadza w ogóle na nagrywanie. I to jest dla mnie taka kulminacja kontraktów zagranicznych i polskich, powiedzmy takie dwa miesiące w roku. W międzyczasie są oczywiście inne rzeczy pod tytułem hotele, wyżywienie i te sprawy. Ale też powiedzmy sobie szczerze, że no powiedzmy ta druga połowa roku, sierpień, grudzień, ja nie mam takiego nawału takiej pracy właśnie z umowami, z dokumentami, z papierami. Oczywiście rozliczenia. planowanie kolejnej, rozliczenia to swoją drogą, nie? Ale planowanie kolejnej edycji, ale na pewno mamy mniej tej tzw. papierologii i współpracy z prawnikami i tego typu rzeczy. niż ten okres pod tytułem styczeń, lipiec. Więc to jest też różnica.
Piotr Nowak:
Z kolei u mnie cały rok, ale właśnie ten sierpień, grudzień to będzie bardziej wzmożony. Teatr Leśny, Amfiteatr, Wilno w Gdańsku, teraz grudzień, no to choinki, wigilie i tak dalej, i tak dalej. Więc tutaj będzie bardziej wzmożony. W zasadzie już tak od maja wtedy jest bardziej wzmożony, jeśli chodzi o te większe wydarzenia.
Marcin Andrzejewski:
Ty to pracujesz trochę jak student. 12 miesięcy do sesji, potem 6 miesięcy do sesji, a to jeszcze 6 miesięcy do czasu, żeby się nauczyć, a potem przychodzi sesja nagle.
Sara Warzyńska:
Troszkę tak jest.
Marcin Andrzejewski:
A tu jest pilny, systematyczny uczeń.
Sara Warzyńska:
Ale to nie jest tak, że ja wiesz, leżę do góry brzuchem sierpień do grudnia, leżę do góry brzuchem, no nie, to są też takie prace koncepcyjne, to już wtedy osoba, która planuje program, bardzo intensywnie działa, właśnie myśli o tej kolejnej edycji, o temacie przewodnim, o tym już się sprawdza, jakie teatry, niektóre teatry to się trzeba trzeba bukować na dwa lata do przodu, ale już wtedy myśli o tym, kogo zaprosić, kto kiedy wystąpi, bo często jest tak, że teatr ma po prostu jeden, mamy festiwal czterodniowy, ale teatr ma tylko jeden termin, kiedy możemy ich zaprosić, więc wtedy mamy trochę więcej pracy, nazwijmy to, koncepcyjnej.
Piotr Nowak:
No właśnie z tymi terminami to też często jest ten problem, że chcemy coś bardzo, a jest tylko jeden dostępny termin, a on nam bardzo nie pasuje ten termin. No i wtedy znowu jest to uważenie, na czym nam bardziej zależy. Czy można przesunąć to wydarzenie na przykład na przyszły rok, czy koniecznie chcemy w tym. Też bardzo kuszące jest, zwłaszcza przy takich mniejszych, żeby robić okazjonalnie. Wypadają Andrzejki, czy tam jakieś inne takie dni. I bardzo byśmy chcieli coś zrobić z tej okazji, ale trzeba wziąć pod uwagę, że wszyscy chcą zrobić coś z tej okazji. I wtedy warto się zastanowić, czy nie możemy tego jakoś właśnie koncepcyjnie ograć. To znaczy, nie dokładnie w tym dniu, tylko w jakiś inny, nawiązując do tego, ale w taki, który jest mniej oblegany. Jeszcze całkiem niedawno było tak, że w czwartki praktycznie, zwłaszcza w mniejszych miejscowościach, nic się nie działo. Obecnie już dużo instytucji w czwartki bardzo dużo rzeczy robi, bo się przyzwyczaili, że artyści w czwartki częściej są dostępni. Bo na weekendy zazwyczaj wszędzie byli zapraszani, piątek, sobota. A o czwartkach nikt nie pamiętał. No to teraz weekend się trochę przesunął.
Sara Warzyńska:
Ale czwartki w Trójmieście naprawdę to są dni, kiedy się dzieje bardzo dużo. Koncertowo mam wrażenie, że tutaj jakieś improwizacje jazzowe, tutaj właśnie koncerty. I w Trójmieście czwartek to już jest taki… Początek weekendu.
Marcin Andrzejewski:
Ten trend się tak rozpączkował na cały kraj, bo jak tak widzę po różnych lokalizacjach, to tam w czwartki naprawdę dużo rzeczy i to nie tylko w kulturze. Bardzo dużo instytucji, takich nawet gdzieś z okolic biznesu, tego typu rzeczy sportowych, też bardzo dużo rzeczy odbywa się w czwartek. Kiedyś zachodziłem właśnie w głowę, skąd to się bierze i teraz już mam odpowiedź.
Sara Warzyńska:
Też kiedyś na przykład poniedziałki to był taki dzień, że wiadomo często teatry, muzea są pozamykane, no bo muszą po weekendzie odpocząć. I u nas też, to jest chyba do tej pory w sumie myślę, że jakiś taki temat dyskusyjny, czy robimy coś w poniedziałki. Ja zawsze jak coś organizowałam w poniedziałek, to miałam taki dreszczyk emocji, czy ludzie przyjdą po weekendzie, będzie im się chciało. I o dziwo przychodzą. Nie ma co się bać. Wiadomo, zawsze może wtedy fajnie jakieś takie bardziej atrakcyjne wydarzenia sobie zaplanować. Albo może spokojniejsze, żeby ludzie mogli sobie po weekendzie jeszcze trochę odpocząć. Ale poniedziałki też się da, ale bym przestrzegała. bo to jest ryzykowny temat.
Marcin Andrzejewski:
To już jest ryzyko, zarządzanie ryzykiem. To już jest takie coś, bo z jednej strony mamy te terminy, o których wspomniałeś wcześniej, to już jest i praca z harmonogramem i z kalendarzem, tam już musimy próbować gdzieś stąpać po takim niepewnym gruncie, a zrobienie imprezy w poniedziałek, no to już jest wyższy stopień wtajemniczenia.
Sara Warzyńska:
Ale da się.
Marcin Andrzejewski:
Jak się zarządza ryzykiem, w ogóle jak się zarządza ryzykiem w takich wydarzeniach? Pewno planujecie, co powinno być, jakieś idealne wydarzenie, ale nie żyjemy w świecie idealnym. Zawsze może coś pójść inaczej, coś może pójść lepiej. Bo tak też się przecież zdarza. Jak do tego podchodzicie wy, po pierwsze, jako osoby, które pracują bezpośrednio z materią? I jak podchodzi do tego instytucja? Czy to nie są jakieś takie rzeczy, które wiążą mentalnie jak gorsat, że musimy spełnić jakiś założony wskaźnik, bo jak nie, to coś się złego stanie albo nieprzyjemnego. Jak sobie z takim ryzykiem radzić? No bo praca przy wydarzeniach, no mówmy się, to jest cały czas walka z ryzykiem.
Sara Warzyńska:
No żywa materia, nie?
Piotr Nowak:
Tak, zwłaszcza w przypadku plenerów, to tam wchodzi najwięcej. Nad morzem plenery to jest w zasadzie loteria. Z jednej strony loteria, z drugiej strony niemal granicząca czasem z pewnością, że będzie załamanie pogody. I właśnie wtedy lepiej sprzyjąć metody kapelusza, ten czarny kapelusz, założyć wszystkie najgorsze scenariusze i przygotować się na nie, żeby one były gdzieś tam, te zabezpieczenia pod ręką. Jeśli nie będą potrzebne, to bardzo fajnie, ale lepiej jest je mieć, gdyby były potrzebne. Także przy plenerach najlepiej jest założyć zawsze, że będzie padać i być na to gotowym i po prostu z tego rozwiązania nie skorzystać. Bardzo często dzięki temu, że tak założyliśmy wcześniej, tutaj w ścisłej współpracy z Michałem z produkcji, no to po prostu W jednej chwili jesteśmy w stanie zaradzić sobie temu, że przychodzi oberwanie chmury. I tak jak Sara wcześniej mówiła, w przypadku Fety też.
Sara Warzyńska:
No w przypadku Fety to różnie niestety bywa. Bo oczywiście ja zakładam zawsze, że będzie padać, więc my też staramy się z artystami przegadać wcześniej, czy oni są w stanie zagrać w deszczu. Jeżeli tak, to… Jaki to jest deszcz? Nie ukrywajmy, publiczność Fety jest bardzo wytrzymała i co roku jest tak, że pada na Fecie i co roku jest tak, że któryś teatr mimo wszystko gra podczas deszczu, a publiczność siedzi. Po prostu publiczność jest przygotowana. mają peleryny deszczowe i jeżeli teatr gra, to publiczność siedzi i ogląda. I to jest też tak, że teatry tak mówią, że jeżeli będą ludzie i oni mają dla kogo zagrać, to oni zagrają. Oczywiście my też musimy być gotowi na takie rzeczy pod tytułem W nocy padał bardzo duży deszcz i wiał bardzo duży wiatr, więc np. musimy naprawić garderoby, namioty, bo to wszystko się gdzieś tam rozdmuchało. Ale ty też pytałeś o to, jak instytucja, że tak powiem, jaki jest przepływ pomiędzy nazwijmy to tutaj nami, którzy się dbają o wydarzenie, a dyrekcją powiedzmy. Ja mam takie doświadczenie, że jeżeli coś się po prostu dzieje, to myślę, szukam rozwiązania, albo miałam gotowe rozwiązania, myślę, tego przygotowałam, albo właśnie gdzieś tam z Michałem na przykład szukamy rozwiązania, ale też dzwonię do dyrekcji, mówię, jaka jest sytuacja i jakby przeważnie albo też sobie przegadujemy sprawę i wspólnie znajdujemy rozwiązanie, albo słyszę zdanie pod tytułem Mam to zaufanie i że jeżeli mam jakieś rozwiązanie i pomysły, to mam iść w to dalej i po prostu kontynuować. Jeżeli chodzi też o fetowe kontrakty, my też mamy zapisy w umowach. że jeżeli właśnie siła wyższa tak zwana nastąpi, no to gdzieś tam się dogadujemy. Ktoś komuś zwraca pieniądze, albo komuś ktoś komuś nie zwraca pieniędzy. Odwołujemy wydarzenie. Przy fecie jesteśmy też w stanie czasem przesunąć coś albo na szybciej, albo na później. żeby to się po prostu odbyło, więc komunikujemy wtedy też ludziom, że oczywiście zapraszamy, ale spektakl odbędzie się pół godziny później. Więc w zależności od sytuacji, co się wydarzy, to reagujemy, ale tutaj też wspomniany Michał Tabor bardzo ma dużo doświadczenia przy różnych takich sytuacjach, które by nam się w ogóle czasem nie pomyślały, że się mogą wydarzyć. I to jest to. Ale na pewno trzeba sobie zawsze usiąść na sucho, pomyśleć o tym, co jest dookoła tego wydarzenia, co nas może zaskoczyć. I nie tylko chodzi właśnie zawsze o pogodę, bo też może coś jest, jakaś infrastruktura wyjątkowa dookoła, jakieś samochody, parkingi, może jakaś inna impreza, która zagłuszy naszą imprezę. Więc wszystko jest do przemyślenia, ale właśnie z wyprzedzeniem.
Piotr Nowak:
Tak jak też wspomniałaś o tych zabezpieczeniach już bardziej formalnych, to jest kolejne związane z ryzykami. Też warto mieć w umowach takie zapisy, gdzie uwzględniamy przesunięcie koncertu czy spektaklu, żeby wyszczególnić czy przesuwamy do jakiegoś limitu godzin. czy przesuwamy do jakiegoś innego miejsca, jakoś już wcześniej to założyć. Bo np. jeśli mamy koszty techniczne poniesione na dany dzień, a wiemy już, że nie przestanie padać, a teatr np. nie jest w stanie grać w takiej sytuacji, to nie możemy sobie pozwolić na zorganizowanie tego w innym dniu, bo musielibyśmy ponieść drugie tyle kosztów technicznych. No niestety to mocno wykroczy poza budżet, więc warto mieć takie rzeczy wcześniej na uwadze i już przy omawianiu riderów i umów z artystami to udzielić.
Sara Warzyńska:
Tylko chcesz też, żeby brzmiało, że to nie jest tak, że tylko my się bardzo chronimy. W umowach też są zapisy jakby na wypadek tego, że teatr na przykład nie doleci, nie dojedzie. I co wtedy, nie? Jak są wypłacane honoraria, albo niewypłacane. Jakby też staramy się oczywiście drugą stronę zapewnić, że i my i oni dążymy do tego, żeby wszystko zrealizować, no jak najlepiej.
Marcin Andrzejewski:
No tak, bo jest współpraca z artystami, no. I współpraca z artystami… Czasami nawet jest łatwiejsza, tylko jeszcze po środku pojawia się ten taki jeden mały świecący na czerwono punkcik, to się nazywa menadżer. Wiemy jak to wygląda. I to jest też umiejętność, z którą musicie się posługiwać na co dzień, no bo jednak macie z tą żywą materią typu człowiek. do czynienia i raz, że to są osoby artystyczne, więc czasami posługują się zupełnie inną optyką, zupełnie inną emocją, oglądem świata, który komuś kto siedzi nad Excelem od dwóch tygodni jest zupełnie obcy, albo inny. Jak to się łączyć, jak nie zagryźć się nawzajem, no bo to czasami wchodzą w grę Emocje, bo mamy presję, mamy wydarzenie, mamy budżetowanie, mamy kogoś, kto jest nad nami, no i mamy publiczność, nie? Tupiącą nogą przed bramką z festiwalem. Jakie rady dać ludziom, którzy muszą się zmierzyć z tą materią artystyczną, ubraną w ciało człowieka?
Piotr Nowak:
Z jednej strony, to tak jak mówiłem, jeżeli to jest na etapie już gdzieś tam wcześniejszych umów, jest to jakieś spore zabezpieczenie, jeśli mamy wystarczająco dużo rzeczy tam opisanych. A z drugiej strony, to jest rozmowa. Rozmowa przede wszystkim i szukanie takiej drogi, żeby wszyscy byli zadowoleni. Zgodnie z etyką pracy naszą, w przypadku osób, że tak powiem trudnych, często działa metoda zaciętej płyty, to znaczy powtarzanie, co możemy, co jesteśmy w stanie zrealizować, czego nie jesteśmy w stanie zrealizować. Jeśli to jest w dniu wydarzenia, jest duży stres, bo tak jak mówisz, właśnie są tupiący nogą ludzie. Więc warto dążyć do tego dogadania się. Ale jeśli nie ma takiej możliwości, no to trudno. Czasem się zdarzy, że trzeba odwołać.
Sara Warzyńska:
Ja też bym na pewno powiedziała, że przy początku takich rozmów, chociaż swoją drogą, to też taki mały szczegół, mała tajemnica, to wcale nie jest takie częste, że my z menadżerami się dogadujemy. Bardzo często jest tak, że rozmawiamy od razu z, wiesz, z osobami artystycznymi, no bo oni też często nie mają kasy albo nie chcą wydawać kasy na menadżerów. Ale fakt faktem, że jak się zdarza, to te rozmowy są trochę inne, nie, pomiędzy menadżerami i pomiędzy artystami od razu. Ale jak dla mnie najważniejsze jest zawsze to, żebym ja wiedziała, rozmawiając z kimś, co ja naprawdę mogę temu komuś oferować. żebym też wiedziała z tyłu głowy, co ewentualnie mogę nagiąć. Wiadomo, zawsze się coś tam da, nie? I czego ja oczekuję od tej drugiej strony. No bo jeżeli ode mnie ten prosty komunikat nie popłynie, czego ja oczekuję i co mogę dać, czym się tutaj możemy wymienić, no to się nie dogadamy. Więc jeżeli jasno powiemy, zapewniam salę, nagłośnienie, w garderobie będą orzeszki i woda, ale nic poza tym, no to wtedy możemy rozmawiać. I wiadomo, zawsze jest jakieś pole do negocjacji, ale grajmy naprawdę w taką otwartą komunikację i nie ściemniajmy tym ludziom. Bo też nie chcemy, żeby oni nam ściemniali. Że nam powiedzą, no dobra, to my tam przyjedziemy o 13, jakaś tam próba o 14, to koncert o 15. A my wtedy, no ale no jak, nie zdążymy. Więc no mówię, grajmy w taką otwartą komunikację.
Piotr Nowak:
No i też trochę elastyczności jednak też jest potrzebne, jeżeli ktoś w rajderze nie zamieścił rzutnika na przykład, a my mamy taki rzutnik, no to zdecydowanie lepiej jest powiedzieć, dobra, szkoda, że godzinę przed, ale mówicie, ale jesteśmy w stanie to zrobić, niż twardo się trzymać tego, że w rajderze nie było, ja nie robię, no to, bo to buduje taką nieprzyjemną atmosferę, a poza tym, jeśli to ma pomóc w podniesieniu jakości wydarzenia, no to to działa też na naszą korzyść. Czasem te ridery są różne, w zależności od tego, czy jest ten menadżer, czy nie ma, czy jest doświadczony zespół, czy niedoświadczony. Czasem po prostu przeglądając rider już widać, że nie są uwzględnione rzeczy, które na pewno potrzebują. Więc można już na tym etapie dopytać, co i jak, czy tego nie ma, bo rzeczywiście nie potrzebują, czy tego nie ma, bo zapomnieli wpisać.
Sara Warzyńska:
Ale bardzo ważne jest, żeby od razu wyciągać ridery techniczne, czy to od teatru, czy to od muzyków i od razu je analizować, żeby potem się nie zaskoczyć. Rider powinien być mimo wszystko uważam częścią umowy, załącznikiem do umowy, to taka techniczna sprawa, no bo na coś się umawiamy. A dwa, że właśnie ekipa produkcyjno-techniczna musi mieć ten rider wcześniej, żeby go przeanalizować i zapewnić dany sprzęt, bądź nie zapewnić i jakby wtedy kombinować, że słuchajcie mamy takie światło, a nie takie, czy może być. No i się dogadujemy, że prawdopodobnie może być i że się uda, ale rider techniczny jak najbardziej Jest wskazane.
Piotr Nowak:
Jeśli to jest wcześniej, to jesteśmy w stanie zrobić praktycznie prawie wszystko. Sky is the limit. Budżet też. Ale tak jak w przypadku Wilna w Gdańsku np. mieliśmy taki wymagający dosyć spektakl cyrkowy oraz taneczny. Więc te rajdery były bardzo istotne dla działu produkcji. żeby mieli czas na zorganizowanie całego potrzebnego sprzętu, bo musieliśmy tutaj w tej sali przebudować w ogóle wszystko, zbudować infrastrukturę całą na światła z kratownic i ułożyć publiczność dookoła, bo takie były tutaj wymagania w tym rajderze i zbudować scenę wzdłuż sali. I to wszystko da się zrobić, no ale nie z czwartku na piątek. To wszystko trzeba mieć z wyprzedzeniem.
Marcin Andrzejewski:
To fajne. Czyli jednak czwartek nie jest takim idealnym dniem. Da się.
Piotr Nowak:
Bardziej chodziło, że z dnia na dzień.
Marcin Andrzejewski:
Tak, tak, tak. Jasne, jasne.
Piotr Nowak:
Z środy na czwartek też by nie dało rady.
Marcin Andrzejewski:
No niestety. Nieraz jest tak, że papier przyjmie wszystko, a potem przychodzi to do czegoś. W ogóle rajder, który przychodzi o czasie, to już jest taka rzecz świętej gra, prawie że.
Sara Warzyńska:
Ale zdarza się i dziękujemy bardzo wszystkim, którzy wysyłają rajder jako prawie pierwszą informację.
Piotr Nowak:
I w drugą stronę też czasami w rajderze są rzeczy niepotrzebne, bo jakiś zespół ma po prostu przygotowany rajder taki uniwersalny na wszystko. I jest to zespół powiedzmy z Gdańska, tak? Będzie grał w Gdańsku. No ale w rajderze i tak ma jeszcze rajder po angielsku, w rajderze ma zapewnienie noclegu, transportu z lotniska, trzech ciepłych posiłków i tak dalej i tak dalej. Warto to też wcześniej najlepiej drogą mailową, żeby pozostał potem jakiś ślad. dogadać z zespołem, że rozumiem, że tutaj ten rider jest taki ogólny, a nie potrzebujecie tego, bo macie 20 metrów powiedzmy do miejsca grania i wtedy oni mówią, tak, tak, to jest nasz ogólny, oczywiście, że tego nie potrzebujemy, wystarczy kawa, herbata.
Sara Warzyńska:
Tak, ale ja miałam też takie sytuacje, no bo często młode zespoły, nie, na przykład wpisują do rajdera, to są takie właśnie już wymagania do garderów w stylu poczęstunek, coś tam, coś tam. No i oczywiście zczytałam, chciałam to spełnić i mówię, słuchajcie, no tutaj to dam rady, ale tego nie dam rady. A oni mówią, a super, super, nie, my to tak wpisujemy zawsze w razie czego, na więcej, żeby było z czego zrezygnować. I to jest też fajne, że my dajemy ten feedback, że przeczytaliśmy, ale że tutaj nie możemy tego spełnić, że dostaniecie ten obiad, ale już bez tego ciasta na przykład. I zawsze się da dogadać, tylko no mówię, ta otwarta komunikacja.
Piotr Nowak:
No to podstawa jest, nie? Mieliśmy taki występ dość znanej osoby artystycznej, która w Rajderze miała wpisane m.in. jeżeli dobrze pamiętam, czekoladę malinową firmy Lindt konkretnie.
Marcin Andrzejewski:
Sprawdzimy.
Piotr Nowak:
Postaraliśmy się, chyba w trzecim sklepie dopiero z kolei udało się taką dostać i ona była w garderobie. I ta osoba zdziwiła się i bardzo ucieszyła, że jest. To był właśnie taki punkcik w tym rajderze, żeby sprawdzić czy organizatorom zależy, czy nie zależy, czy mają to gdzieś, czy jednak chcą przygotować fajne przestrzeń. Jakby jej nie było, to też by się wszystko odbyło.
Sara Warzyńska:
Było wpisane, żeby sprawdzić, czy dbamy i czy się staramy.
Marcin Andrzejewski:
To już mamy drugi tip kulinarny od was, bo wcześniej Michał Tabor mówił o wodzie mineralnej. Była taka jakaś sytuacja, więc teraz już wiemy…
Sara Warzyńska:
W szklanych butelkach.
Marcin Andrzejewski:
Tego szczegółu nam nie zdradził.
Sara Warzyńska:
Mieliśmy też taki jeden teatr, który wpisał, że chce właśnie wodę w szklanych butelkach. Nie dziwię się, jakby ekologicznie fajnie, fajne założenie i dostał. Było przeczytane, dostał.
Marcin Andrzejewski:
Niechaj mają. W trakcie tej rozmowy też padło z Twoich ust coś takiego, że przy rozmowie z artystami, czy z zespołami bardziej chyba teatralnymi wtedy, nie wszyscy się godzą na rejestrację.
Sara Warzyńska:
Tak.
Marcin Andrzejewski:
Jak wy podchodzicie w ogóle do kwestii rejestracji wydarzeń? Nie mówię o rejestracji takiej typowo reporterskiej na potrzeby archiwizacyjne, tylko wydarzenia online albo wydarzenia hybrydowego. Jak podchodzą do tego artyści?
Sara Warzyńska:
Wiesz co, no przy Fecie ja… Pandemia
Marcin Andrzejewski:
się skończyła, więc teraz to się już przemodelowało. Kiedyś kochali wszyscy, no bo tylko w tym był jakby zarobek.
Sara Warzyńska:
Ale akurat FETA jest takim festiwalem, który nie odbył się, nie oszukujmy się, w tym takim mocno pandemicznym czasie, bo to po prostu nie ma sensu. Jakby plenerowy teatr, uliczny teatr właśnie jest po to, żeby ludzie byli na ulicy, żeby wyszli z domów i żeby mieli ten kontakt bezpośrednio ze sztuką. Więc ja tak stricte streamingowo, online’owo, Tutaj nie mam takich doświadczeń, jeśli chodzi o jakieś takie teatry i takie sytuacje. Ale wiem, że Piotr na pewno streamingowo ma zabawne historie. Ale tylko kończąc ten streamingowy motyw, wiem, że artyści nie są fanami. W sensie godzą się na to, jeżeli nie da się jakoś inaczej tego zrealizować, to się godzą na właśnie jakiś tam streaming, powiedzmy, ale no nie są fanami, bo chcą mieć tego kontaktu z drugim człowiekiem, no bo dlatego to robią, nie? Dlatego wymyślają swoje różne tam koncerty, występy, żeby to pokazać drugiemu człowiekowi i żeby przekazać mu swoje emocje i swoje przemyślenia i żeby zobaczyć też jaki jest ten odbiór z drugiej strony, a przy streamingu Niestety tego nie mamy. Ale jeszcze tylko o rejestracji. To też się rzadko zdarzają na przykład teatry, które mają bardzo takie obostrzenia co do rejestracji spektakli. My się staramy zawsze wpisywać do umowy, żeby to było te przynajmniej trzy minuty, jednym ciągiem. Teatry zgadzają się na dłuższe fragmenty, wiadomo, nie na całość, ale jakby te dłuższe fragmenty gdzieś tam się udaje. Dawaj o streamingu.
Piotr Nowak:
To znaczy, no tak, no ze streamingami jakichś innych wydarzeń niż koncerty czy teatry. to raczej nie ma problemu, raczej przy takich spotkaniach literackich, wykładach, bo takie też organizowałem raczej niż koncerty, raczej wszyscy są trochę przyzwyczajeni do tego, że taka forma może wystąpić i nawet się z tego cieszą, bo później ten wykład czy te prelekcje, czy podcast może sobie latać w kółko i każdy sobie może posłuchać ile razy chce i gdzie chce.
Sara Warzyńska:
Przez spotkania podróżniczych często w sumie jest nawet doceniane przez publiczność.
Piotr Nowak:
o tyle przy koncertach czy spektaklach, no to gdyby to było dobrze merytorycznie uzasadnione, to znaczy trzeba najpierw przedstawić zespołowi, dlaczego my robimy ten streaming, że nie robimy go dlatego, że tak chcemy albo chcemy to później sprzedawać, tylko z czego to wynika. Tak jak w przypadku pandemii, wtedy raczej więcej osób zgadzało się na to, bo to była jedyna możliwość, żeby w ogóle ten koncert czy spektakl się odbył. i trafiały jednak też do ludzi, którzy spragnieni kontaktu z kulturą w domach siedzieli, więc te powody były jasne. Natomiast teraz gdybyśmy tak robili, trzeba by wytłumaczyć i podać jakiś sensowny powód. Natomiast z koncertami zazwyczaj robimy tak, że też jest to zawarte wcześniej w umowie, I nie robimy nagrań całości, bo też nie jest nam to do niczego potrzebne, a wtedy w umowie jest odpowiednia klauzula, która mówi, że nagranie do minuty, czy do trzech minut. I na to już wszyscy bez problemu się zgadzają, no bo czy jakąś krótką zajawkę, czy podsumowanie wrzucić, to już nikomu za bardzo nie przeszkadza. Przy innych wydarzeniach warto pamiętać o tłumaczach i o tym, żeby też wcześniej z nimi ustalić, czy oni chcą mówić spoza kamery, czy sprzed kamery i wtedy też w umowie muszą mieć odpowiednie zgody na wykorzystanie wizerunku. No i trzeba się liczyć też z tym, że ktoś może nie doczytać, potem zmienić zdanie, więc znowu przychodzi tłumaczenie i mówienie, dlaczego to jest istotne, albo zrezygnowanie z tego, jeśli to nie jest istotne, jeśli to było po prostu jako uproszczenie, ale w sumie aż tak bardzo nie zależy na tym wizerunku.
Marcin Andrzejewski:
Ja dość często korzystam z takiego argumentu. Z jednej strony mamy teraz restrykcyjną ustawę o dostępności wszelkiego rodzaju tematów cyfrowych, także kultury i to objęło bardzo mocno także instytucje kultury. Ale bardzo często pojawia się walka z wykluczeniami także. I tych wykluczeń możemy sobie zaprojektować, czy zdiagnozować kilkanaście. Jest wykluczenie transportowe, jest wykluczenie ekonomiczne. Ja zawsze te dwa argumenty podaję. Wiadomo, że jeżeli to jest koncert jakiejś topowej gwiazdy, która akurat ma teraz hype, żyje tylko i wyłącznie z tego, no to ona się nie zgodzi na to, żeby w imię nawet wyższych celów nagrać cały koncert, bo on za chwilę sprzedaje cały narodowy. za ogromne pieniądze i ja to też jestem w stanie zrozumieć typowo ludzko. Ale bardzo często właśnie ten argument otwiera oczy, że aha, no tak, że ja mógłbym dotrzeć gdzieś, gdzie nie ma w ogóle opcji, żeby dotrzeć tym materiałem, czy fragmentem, bo to też nie zawsze chodzi o to, żeby rejestrować od początku do końca. Tym argumentem kiedyś udało mi się nawet przekonać artystę rzeźbiarza. Zgodziliśmy się oczywiście obydwoje, że nie ma opcji przeniesienia emocji, obcowania z żywą sztuką, rzeźbą, w tym przypadku jakąś przestrzenną, do przestrzeni online. Nikt nie będzie udawał, że tak jest, bo tego się nie da zrobić. Parę osób na wernisażu online, jakkolwiek to sobie nazwiemy, było, które raczej w normalnych warunkach by po prostu tam nie dotarły, bo ostatni PKS do ich miejscowości odjeżdża o 16, a wernisaż jest o 19.30 na przykład. I my często z tego narzędzie korzystamy, z tego takiego wytrychu, że może jak nie portfelem, albo nie zapisem w umowie, to na dobre serce.
Sara Warzyńska:
Można, myślę, że można, ale… Ja też uważam, że nie każde wydarzenie będzie się dało, chociaż to jest też super przykład z tego typu wystawą, ale też nie każde wydarzenie będzie dla osób, które w nim faktycznie uczestniczą tu i teraz, będzie też przyjemne w odbiorze, podczas gdy gdzieś tam się będzie kręciła jakaś taka ekipa od streamingu i ekipa organizująca to, żeby to szło na na cały świat, nazwijmy to. I jak najbardziej zgadzam się z tym, że to jest też potrzebne i właśnie dobrze, żeby osoby, które faktycznie nie mogą gdzieś dojechać z różnych względów, brały udział w wydarzeniu. Ale trzeba myślę się właśnie zastanowić nad tym, czy dane wydarzenie będzie pasowało pod taką formę hybrydową. ale też staramy się zapewniać tłumaczenia PJM podczas wydarzeń, jak to jest możliwe, opisujemy też jak można do nas dojechać, jakimi środkami komunikacji, jakie są toalety na miejscu, jaka jest ścieżka dojścia, czy trzeba jeść po schodach, czy nie trzeba, więc jakby też w ten sposób się staramy zachować dostępność. Myślę, że też Piotr potwierdzisz, No bo mamy kilka fili naszej instytucji w różnych dzielnicach Gdańska. Naprawdę jesteśmy rozrzuceni, że tak powiem. I planowanie wydarzeń też jest ważne pod tym względem, że niektóre miejsca są bardziej dostępne komunikacyjne, a niektóre mniej. I to też jest istotny taki element przy planowaniu, nie? Jakby też zależy od wydarzenia, od grupy docelowej. Więc to są też tego typu elementy.
Piotr Nowak:
Tak, no właśnie przy wydarzeniach np. dla dzieci, spektaklach, to staramy się kiedy tylko możemy przy plenerach, to w zasadzie wszystkich tego tłumacza PJM zapewnić. W materiałach promocyjnych też właśnie wyliczamy te dostępności, które są przy danym wydarzeniu, czy architektoniczne. Mamy pętlę indukcyjne, mamy mobilną pętlę indukcyjną. Więc to też zawsze tam wyszczególniamy, żeby w razie czego taka informacja dotarła do osób, które tego potrzebują. Mamy w instytucji koordynatorkę dostępności, która też nawiązuje kontakt z różnymi grupami zagrożonymi wykluczeniem. Przy wydarzeniach też piszemy informacje o tym, że jeśli ktoś ma jakieś specjalne, szczególne potrzeby, to żeby pisać śmiało i my postaramy się je zapewnić, jeśli będziemy wiedzieli o tym wcześniej.
Marcin Andrzejewski:
To ważna rzecz, którą poruszyłeś, bo wielokrotnie obcuje z instytucjami kultury, które mają te wszystkie albo część tych udogodnień takich infrastrukturalno-sprzętowych, ale nie piszą o tych informacjach. To jakby z automatu zamykają się na te grupy z tymi specjalnymi potrzebami, które jak nie dostaną informacji, Muszą same podjąć trudy jakby zdobycia wiedzy, a nie zawsze jest taka wola lub chęć. To jest fajna rzecz. Bardzo, bardzo ciekawa, że to robicie. Że ta informacja jest od razu i to jest jakby częścią informacji, częścią pakietu informacyjnego.
Sara Warzyńska:
To jest wpisywane, ale też Agnieszka, właśnie nasza koordynatorka, pilnuje, żeby bezpośrednio przesyłać informacje właśnie do osób, z którymi ma kontakt, czy to do osób głuchych, czy to do osób niewidomych. Słuchajcie, na tym wydarzeniu będzie takie i takie udogodnienie. Zapraszamy, przyjdźcie.
Marcin Andrzejewski:
My też sobie bardzo często nie zdajemy sprawy, jak wiele osób jest dotkniętych przeróżnymi specjalnymi potrzebami i trzeba te potrzeby zaspokoić. I to nie chodzi o takie stereotypowe podejście, że to jest osoba jeżdżąca tylko i wyłącznie na wózku, albo chodząca o kulach i to wszystko. Mam kolegę, który jest specjalistą od dostępności cyfrowej właśnie. I on mówi, jeżeli chcesz zobaczyć jak to jest, to wyjdź z telefonem na mróz i po dziesięciu minutach bez odzienia na rękach spróbuj użyć tej aplikacji. Wtedy jesteś osobą ze specjalną potrzebą. Już nie użyjesz normalnie interfejsu. Więc to jest tylko i wyłącznie kwestia kilkudziesięciu minut. I można mieć sprawne ręce, więc to się bardzo często zdarza i to nie chodzi tylko i wyłącznie o to, że to trzeba robić. Bóg wie jakie rzeczy.
Sara Warzyńska:
Tak, to są małe rzeczy. Na przykład mamy Słuchawki wygłuszające, na przykład jak ktoś chce wziąć udział w koncercie, ale czasami jest za głośno, czy dla niego po prostu jest za głośno, to mamy słuchawki wygłuszające, może sobie z nich skorzystać i dalej słuchać koncertu i brać udział w wydarzeniu.
Marcin Andrzejewski:
Na własnych zasadach.
Sara Warzyńska:
Tak, na własnych zasadach i trochę przyjemniej.
Piotr Nowak:
Wielokrotnie już się przydały.
Sara Warzyńska:
Przydają się i czy to dla dzieci, czy dla osób dorosłych. To są małe rzeczy. Takie, bym powiedziała, nawet bezkosztowe, bo nie oszukujmy się, to jest jeden koszt, który zostanie poniesiony, a będzie się przydawał na większości wydarzeń.
Marcin Andrzejewski:
Super. Bardzo wam dziękuję za tą rozmowę i bardzo dziękuję, że robicie takie wydarzenia, jakie robicie i że myślicie nie tylko o wydarzeniu, ale także o tych, którzy korzystają z tych wydarzeń. Dziękuję wam pięknie za gościnę i za to, że mogliśmy uczknąć trochę waszej wiedzy.
Piotr Nowak:
Dzięki za wspaniałą rozmowę.
Marcin Andrzejewski:
Dziękuję.
