Obejrzyj na YouTube!
Posłuchaj podcastu:
Opis odcinka
Katarzyna Dębska opowiada o praktycznych rozwiązaniach, które usprawniają funkcjonowanie instytucji. W odcinku usłyszysz o: Specyfice i unikalności przewodnika dla nowych pracowników w MIK Różnicach między pracą urzędniczą a w instytucji kultury Wdrażaniu nowych osób do zespołu i procesie onboardingu Zarządzaniu ryzykiem i specyfiką pracy poza siedzibą instytucji Współpracy wszystkich działów MIK przy tworzeniu innowacyjnych rozwiązań dla pracowników
Sfinansowane przez Unię Europejską NextGenerationEU.
relacje.video AI Network
Wieloinstytucjonalna Platforma Kompetencji Kultury
relacje.video AI Network
Wieloinstytucjonalna Platforma Kompetencji Kultury
Transkrypcja
Katarzyna Dębska:
Przewodnik powstał całkiem niedawno, pod koniec zeszłego roku. Jeszcze nie jest on publikowany. Powiedziałabym, że nawet nie nadaje się do tego, żeby rozesłać po innych instytucjach kultury, mimo że takiego przewodnika nie widziałam u innych. a to dlatego, że jest bardzo spersonalizowany. Jest zrobiony stricte pod mig, jest bardzo precyzyjnie opisany nasza historia, nasza kultura, na co stawiamy, jaka jest nasza strategia. Trudno to porównać do żadnej innej instytucji kultury z racji właśnie naszej indywidualności, naszych działań oczywiście.
Marcin Andrzejewski:
Katarzyna Dębska Kierowniczka działu organizacji. Organizacji takiej instytucji to jest wyzwanie. Ale wiem, że ty masz taki background, który chyba pomaga. Opowiedz mi o tym. Jak to się stało, że trafiłaś tutaj do tej instytucji?
Katarzyna Dębska:
Witaj, miło mi. Dziękuję za zaproszenie na tą rozmowę i rzeczywiście moja historia tutaj w Miku jest niedługa. Pracuję tutaj 3 lata. Przyszłam do pracy z urzędu miasta stołecznego Warszawy, gdzie przez 17 lat pracowałam w kadrach. I tam zajmowałam się typowo twardym HR-em. Prawo pracy to jest mój konik. Stąd też propozycja pracy tutaj była dla mnie wyzwaniem. A tego właśnie wtedy potrzebowałam. Pracuję w Miku nie tylko z twardym HR-em. Również ten HR Minki, czyli szkolenia. Ale także cała działka dotycząca organizowania pracy. To jest bardzo szerokie pojęcie i myślę, że czasu by nam dzisiaj nie starczyło, żeby omówić wszystkie zagadnienia z tym związane. Natomiast rzeczywiście jest to dla mnie wyzwanie. Codziennie takie małe wyzwania generują dla mnie pracę ciekawą na wielu płaszczyznach. Z ludźmi, dla ludzi, to przede wszystkim.
Marcin Andrzejewski:
Bo z jednej strony ten Background urzędniczy, bo byłaś urzędniczką. Właściwie chyba jesteś, bo podobno urzędnikiem czy urzędniczką zostaje się do końca życia.
Katarzyna Dębska:
Podobno.
Marcin Andrzejewski:
A z drugiej strony praca w instytucji kultury, czyli tutaj, gdzie ten feryment artystyczny też jest, nie? I te nieposkromione rządze i kreacje nie wiadomo jakie. I ty musisz być trochę pomiędzy, no bo z jednej strony wymogi administracyjno-prawne, które są, no, niedyskutowalne, po prostu są, jakie są i musimy w tej przestrzeni działać. A z drugiej strony artyzm, szaleństwo, to takie dobre szaleństwo, iskra twórcza i tak dalej. Jak ty sobie radzisz ze zbitką tych dwóch światów?
Katarzyna Dębska:
Zgadzam się z tobą. To jest wyzwanie. I rzeczywiście, jak przyszłam tutaj do pracy z takimi nawykami takiej twardej pracy, przepisy, kodeks, ustawa, trudno było mi się przestawić od początku już na taki tryb pracy w instytucji kultury, która rządzi się trochę swoimi prawami. Ale z pomocą przyszła mi Pani Dyrektor. I rzeczywiście, przez pierwsze pół roku ja proponowałam takie rozwiązania sztywne. Pani Dyrektor była tą, która stopowała te rozwiązania i mówiła moment, moment. Poczekaj, tutaj to trochę trzeba delikatniej, daj im trochę czasu, niech oni się wdrożą, nasi pracownicy. Tu nie może być rewolucja, na dzień dobry jak tylko przychodzisz. Rzeczywiście przyszłam z nowymi pomysłami, jak ułatwić nam pracę, jak ułatwić w ogóle nam funkcjonowanie w środowisku pracy, nam wszystkim pracownikom. I rzeczywiście trochę czasu mi to zajęło. Natomiast to też był czas dla mnie na to, żebym poznała w ogóle MIG od środka. Zupełnie dla mnie nowość, instytucja kultury, inne przepisy prawne dotyczące właśnie organizowania pracy, ale też takie wyjątki dotyczące prawa pracy właśnie dla pracowników w instytucjach kultury. To był czas dla nas wspólnie i dla mnie, żebym miała czas właśnie nauczyć się tego, jak tutaj funkcjonuje się i dla pracowników, żeby mnie przyjęli.
Marcin Andrzejewski:
Tu jest kilka takich różnych aspektów, które w urzędzie na przykład, czy w większości przypadków instytucjonalnych nie mają prawa bytu. Tutaj masz osobę artystyczną, dział techniczny. Wy pracujecie także w terenie. To nie jest tak, że działacie tylko i wyłącznie w instytucji, w sferze budynku i koniec. Że BHP jest zupełnie inne. To trzeba zarządzić osobami technicznymi, które wyjeżdżają waszą flotą samochodową. W inne miejsca, bo przecież macie obszar działania, całe Mazowsze. To są ciężkie konstrukcje, to są sytuacje niebezpieczne potencjalnie. To jest perspektywa, która była nowa.
Katarzyna Dębska:
Tak, to jest jedna z perspektyw nowych dla mnie tutaj. Rzeczywiście to było kolejne wyzwanie dla mnie. Poznać charakter pracy, jakże różnej. MIG w ogóle jest chyba jedyny na rynku Mazowsza, mam takie poczucie. Jedyny w swoim rodzaju. Realizuje zadania po pierwsze w Warszawie, po drugie na Mazowszu, po trzecie nie tylko dla siebie, ale przede wszystkim dla instytucji kultury. I to rodzi kolejne wyzwania. Rzeczywiście mamy pracowników różnych, w różnych zakresach pracy. Tak jak wspomniałeś, pracownic techniczni. Do tej pory, właściwie powiedziałabym do 3 lata temu, obsługiwałam kadrowo tylko urzędników, więc dla mnie to rzeczywiście nowa Nasi pracownicy obsługi technicznej obsługują wydarzenia na miejscu, ale tak jak mówisz, wożą czy artystów, czy naszych pracowników, czy dzieła sztuki, bo też mamy galerię sztuki po Mazowszu i nie tylko. Więc tak, to rzeczywiście było wyzwanie. Analiza sytuacji możliwych do przewidzenia. Oczywiście większe ryzyko wypadków, zgadza się. Natomiast staram się nie myśleć w kategoriach, że na pewno coś się stanie, ale jakby mieć rozwiązanie na to, że gdyby coś się stało, to rzeczywiście jesteśmy w stanie zabezpieczyć tego pracownika.
Marcin Andrzejewski:
Ryzykiem jakoś zarządzać musisz. To jest ciekawa perspektywa. Zastanawiam się, jak doszło do tego, że sobie z tym poradziłaś. Wewnętrzne szkolenia, czy wewnętrzny imperatyw, że trzeba po prostu się doszkolić jakoś i zaznajomić się ze specyfiką. Nie z pryncypiami, tylko ze specyfiką wynikającej z konstrukcji instytucji.
Katarzyna Dębska:
Wiesz, myślę, że to jest też tak, że jak ja tutaj przyszłam, to byłam w takim etapie swojego życia, że naprawdę bardzo potrzebowałam wyzwań dla siebie, takich ambitnych wyzwań. W poprzedniej pracy czułam, że już nic mnie nie czeka. Nic, gdzie mogłabym się czegoś nauczyć, rozwinąć. I rzeczywiście, jak tutaj przyszłam, zaczęłam od… właściwie takich drobnych szkoleń, ale głównie odczytania aktów prawnych, które umożliwiają nam wykonywanie zadań. I żeby poznać rzeczywiście charakter pracy każdego stanowiska, To zajęło mi co najmniej rok. Przez pierwszy rok trochę błądziłam, trochę na wyczucie. Fakt też jest, że mam takie wewnętrznie w sobie poczucie dogadania się z każdym. Ja zawsze to powtarzam, że pracuję tak jakby dla dwóch stron. Po pierwsze dla pracodawcy, dbając interesu pracodawcy, ale z poszanowaniem interesu pracownika i również w interesie pracownika. i myślę, że to jest bardzo ważne, żeby godzić te dwa interesy. Myślę, że każdą sprawę tak naprawdę da się załatwić, wyjaśnić, godząc te dwa interesy.
Marcin Andrzejewski:
To nie jest łatwe, ale bardzo potrzebne chyba, nie?
Katarzyna Dębska:
Bardzo potrzebny. Ja też chcę mieć poczucie takiego zrozumienia przez jedną i przez drugą stronę. Ja nigdy nie chciałabym stać w rozkroku między jednym a drugim i zawsze staram się widzieć empatycznie zarówno jedną stronę jak i drugą.
Marcin Andrzejewski:
Empatia. To jest bardzo ważna rzecz, przy czym na początku swojej drogi, kiedy tu przyszłaś 3 lata temu, no to już pracowałaś z zastanową sytuacją, zespół już był. Ale ja już podejrzewam, że przez te 3 lata byłaś przy tym, jak przyjmowano tutaj nowe osoby do pracy.
Katarzyna Dębska:
Absolutnie bardzo wiele osób.
Marcin Andrzejewski:
To już jest też inna perspektywa, bo te osoby widzą Ciebie od samego początku, jesteś z nimi w procesie onboardingu, praktycznie od pierwszych chwil, kiedy one tutaj są. Ta perspektywa ma znaczenie? Inaczej się pracuje z zespołem, który jest tutaj już osadzony, taki core’owy, a inaczej z nowymi osobami? Czy nie zwracasz na to uwagi?
Katarzyna Dębska:
I tak, i nie. Tak naprawdę od pracowników, których tutaj już zostałam, znaczna część zresztą, chociaż roszady są całkiem spore, więc od pracowników, których tutaj zostałam, możemy trochę więcej wymagać. Ci pracownicy znają zasady, jakie funkcjonują, znają kulturę organizacyjną. Znają przepisy, na podstawie których wykonują swoje zadania czy projekty. I myślę, że tutaj troszeczkę inaczej. Niby powiedziałabym traktuje się, ale powiedzmy wymaga się więcej. Natomiast pracownik, który przychodzi na świeżo, ma powiedzmy te pół roku na to, żeby wdrożyć się, na to, żeby poznać MIG, na to, żeby w ogóle zdecydować, czy chce jeszcze z nami pracować po tym czasie. To jest też czas na to, żebyśmy my się nad tym zastanowili, czy ta osoba nam odpowiada. Przede wszystkim, Czas na poznanie się, na wykazanie się, na pokazanie swoich mocnych stron. To też jest czas na to, żeby pracownik stwierdził, czy taka kultura organizacyjna mu odpowiada. W instytucjach kultury rzeczywiście mogę powiedzieć, to jest zupełnie inna taka kultura organizacyjna niż w samorządzie. Specyficzna dosyć. Natomiast rzeczywiście pracownik, który przychodzi jeszcze nie wie co go czeka. To na pewno. To da się stwierdzić. Jeszcze nie wie co go czeka. Mimo, że przychodzą do nas również pracownicy z innych instytucji kultury.
Marcin Andrzejewski:
No tak. I ja wiem, czego czekam. To jest rzecz, która jak usłyszałem, co żeście zrobili, zrobiły w instytucji, to miałem wielkie oczy, bo m.in. czeka na nich swego rodzaju przewodnik o tym i po tym, jak sobie po prostu tutaj poradzić. W sensie fantastycznego. To powinno być sklonowane i dawane wszystkim instytucjom kultury, jako przykład jak można sobie, jak można ułatwić życie sobie nawzajem. Opowiedz nam o tym. Jak to, jak w ogóle do tego doszło? Skąd to się wzięło?
Katarzyna Dębska:
Tak, masz rację. To jest nasz mały sukces.
Marcin Andrzejewski:
Duży.
Katarzyna Dębska:
Może nawet duży. Rzeczywiście. Przewodnik powstał całkiem niedawno, bo pod koniec zeszłego roku. Jeszcze nie jest on publikowany. Powiedziałabym, że nawet nie nadaje się do tego, żeby rozesłać po innych instytucjach kultury, mimo że takiego przewodnika nie widziałam u innych. a to dlatego, że jest bardzo spersonalizowany. Jest zrobiony stricte pod mig, jest bardzo precyzyjnie opisany nasza historia, nasza kultura, na co stawiamy, jaka jest nasza strategia. Trudno to porównać do żadnej innej instytucji kultury z racji właśnie naszej indywidualności, naszych działań oczywiście.
Marcin Andrzejewski:
Jak to wygląda w praktyce? Ja przychodzę tutaj do pracy. Szczerze mówiąc, to nawet bym chciał.
Katarzyna Dębska:
Zapraszamy. Zapraszamy, stronowniku oferty pracy Zagładka, zapraszamy do śledzenia.
Marcin Andrzejewski:
Przychodzę do pracy, dostaję do ręk przewodnik, czy dostaję na jakieś wprowadzenie?
Katarzyna Dębska:
Zaznaczmy. Nasz plan jest taki, że ten przewodnik wydrukujemy w kilkudziesięciu egzemplarzach. To też jest eko. My jesteśmy eko. więc będziemy ten przewodnik rozsyłać pracownikom. Każdy dostaje skrzynkę mailową, więc to najbardziej ekologiczne rozwiązanie, czyli rozsyłamy mailem przewodnik. W tym momencie jeszcze tego nie uczyniliśmy. Tak jak powiedziałam, powstał pod koniec zeszłego roku. I do tej pory pracownicy dostawali maile z sekretariatu z taką zbiorówką informacji co do tego, kiedy wychodzą listy, jak nadajemy pisma, znaki do pism, co mniej więcej, gdzie się znajduje, gdzie czego szukać, gdzie są zarządzenia, akty prawne, etc. W tej chwili pracownik, który dostanie taki przewodnik, dwudziestostronicowy mniej więcej, będzie miał informacje, po pierwsze, przywitanie od pani dyrektor, bo jest tam kilka słów wstępu od pani dyrektor. Po drugie, poczyta sobie skąd się wywodzimy jako MIG. A rzeczywiście historia jest ciekawa, bo powstaliśmy z kilku innych instytucji i sięga wielu lat wstecz. Po drugie, poczyta sobie o naszej strategii i o takich najważniejszych aktach prawnych. Po trzecie, jak będzie miał za miesiąc, za dwa problem, gdzie zgłosić awarię, albo gdzie złożyć wniosek o pieczątkę, albo do kogo zadzwonić z innym problemem, to właśnie tam znajdzie te informacje. Poczyta też sobie informacje o tym, czym konkretnie zajmuje się konkretny dział. Nazwy działów mogą być trochę mylące, bo tak jak mój dział organizacji, zajmuje się też kadrami, co tak nie do końca wynika z nazewnictwa. I żeby ułatwić tym pracownikom właśnie poruszanie się pomiku, tak mentalne poruszanie się, jak i fizyczne, to właśnie ten przewodnik będzie im wyjaśniał takie kwestie podstawowe.
Marcin Andrzejewski:
Nie jest to zbyt obszerna publikacja, 20 stron to jest taka skondensowana wiedza.
Katarzyna Dębska:
Powiedziałam, że to jest broszura, tak. Cała historia dotycząca rozliczeń takich finansowych. Każdy dział brał udział poniekąd w przygotowaniu tego przewodnika. Pisał, powiedzmy, taki skrypt dotyczący funkcjonowania jego pracy i to, co jest najważniejsze w danym dziale. Mój dział organizacyjny zajmuje się zaopiekowaniem się pracownikiem, także tam są też informacje co możesz dostać w działu organizacyjnym, czego możesz szukać, dostępów, loginów, platform, wszystkich takich niezbędnych na pierwsze wejście spraw. A na przykład dział techniczny wskazał, że tam sobie można zamówić samochód, czyli przewóz jakichś prac na przykład. Dział marketingu wskazuje jak zamówić załóżmy ulotki do jakiegoś wydarzenia organizowanego, projektowanego. Dział obsługi publiczności wskazuje jak zamówić szatnię do wydarzenia, które się tutaj będzie odbywało. Także wszystkie takie skondensowane informacje niezależnie od tego do jakiej komórki zatrudnimy tego pracownika, prawda? Bo teoretycznie nie możemy tego wiedzieć kto nam będzie w ciągu roku potrzebny. Więc każdy pracownik, który będzie chciał się z tym zapoznać, znajdzie tam ważne informacje, a to jeszcze mało, bo tak naprawdę pracowników wieloletnich tutaj w MIK-u mamy bardzo wielu. I to też rodzi wątpliwości, czy jesteśmy wszyscy na bieżąco. Z tym, co dzisiaj jest obowiązujące, przepisy się zmieniają bardzo często. I to też ma pomóc naszym długoletnim pracownikom w poruszaniu się w aktualnych meandrach funkcjonowania.
Marcin Andrzejewski:
Czyli to nie było tak, że dział administracyjny usiadł i napisał wszystko od gór? Nie tylko to? Cała instytucja brała udział w procesie przygotowywawczym?
Katarzyna Dębska:
Tak. W ogóle cały proces trwał około roku. Każdy dział wypowiadał się. Bardziej lub mniej rozpisywał na temat tego, co chciałby, żeby ta nowa czy tam starszy pracownik, długoletni pracownik wiedział o tym dziale. żeby trochę pokrótce opisać czym się zajmuję. Tak jak powiedziałam, nazwy lakoniczne Mazowiecki Fundusz Filmowy niewiele mówią laikowi, który przychodzi do pracy, zwłaszcza jeżeli to jest osoba młoda po studiach, nie bardzo wie czego szukać i w jakiej komórce. Dlatego każdy dział w kilku zdaniach opisał, wskazał swoje media społecznościowe, żeby można było sobie poszukać gdzieś jeszcze w socjalach. I daliśmy taką najpotrzebniejszą wiedzę w pigułce.
Marcin Andrzejewski:
Naprawdę proponuję to klonować. Oczywiście bez danych wewnętrznych, no bo jasna sprawa. Ale sam szkielet i samo podejście. Widzę, jak ty mówisz, to wyświetlają mi się w głowie dziesiątki sytuacji, w których taki przewodnik by mi pomógł w życiu.
Katarzyna Dębska:
Absolutnie. Jestem przekonana, że to będzie przydatne narzędzie. Wiem, że plany i zakusy do tego, żeby taki przewodnik powstał, były już od kilku lat, od kiedy detektorem jest pani Magda Ulejczyk. I wreszcie udało się to zrobić. Cieszę się, że mogłam wziąć w tym udział.
Marcin Andrzejewski:
Wreszcie to zrobiliście. Nic się nie udało.
Katarzyna Dębska:
Wreszcie to zrobiliśmy.
Marcin Andrzejewski:
Mogę tylko pogratulować. Trochę pozazdrościć.
Katarzyna Dębska:
Dziękuję bardzo.
Marcin Andrzejewski:
Bardzo ci dziękuję serdecznie za to, że opowiedziałaś nam o tym bardzo unikalnym tworze, ale wynikającym ze specyfiki i z potrzeb chyba i wyłącznie. No i też z czasu, w jakim żyjemy, bo wszystko zmienia się tak szybko i tak dynamicznie. Faktycznie ta perspektywa, o której wspomniałaś tutaj przed chwilą, że osoba, która jest tutaj już osadzona i pracuje ileś lat, może nieświadomie nawet nie wiedzieć, że nastąpiły zmiany.
Katarzyna Dębska:
Absolutnie. W ogóle tak bardzo przyzwyczajamy się do takich stereotypowych naszych rozwiązań, że zajrzenie raz na jakiś czas do tego przewodnika, nawet ja go nie wykluczam, że tak będę robić.
Marcin Andrzejewski:
Nawet będzie. Ja bardzo chętnie się zaznajomię, żeby chociaż zobaczyć jak to wygląda jako pusty szablon, żeby móc to okiełznać jakoś głową. Ale czaderska rzecz, naprawdę. Gratuluję.
Katarzyna Dębska:
Dziękuję.
Marcin Andrzejewski:
Dziękuję Kasiu raz jeszcze, że podzieliłaś się z nami tą perspektywą, opowiedziałaś o tym. No i że mogliśmy być tutaj u was w Mazowieckim Instytucie Kultury. Piękne miejsce. Zazdroszczę. Naprawdę przejrzę tę stronę z ofertami pracy.
Katarzyna Dębska:
Zapraszam serdecznie. Dziękuję również.
Marcin Andrzejewski:
Dzięki.
